Viktiga skillnader mellan ett gratis bokföringssystem och betald bokföringsprogramvara

1. Hur flexibelt är redovisningsverktyget?

En av de främsta orsakerna till att många företagare väljer att betala för sin programvara istället för ett gratis bokföringssystem är att den bokföringsprogramvara som licensieras oftast tillhandahåller anpassningar specifika för varje klients behov. Och det är vanligt förekommande att gratis programvara, eller gratis digital bokföring, inte har den nivån av komplexitet som du som företagare behöver. Frågor att ställa sig i sammanhanget: ”Är verktyget smart nog för att hantera mer komplexa uppgifter? Har bokföringsprogrammet de funktioner jag behöver?”

Andra viktiga aspekter att ta hänsyn till utöver prissättning och flexibilitet, är bokföringsprogrammets säkerhet och i vilket mån du får den kundservice du kan behöva.

2. Är programvaran säker?

De gratisversioner som erbjuds inom bokföring har i allmänhet en lägre säkerhetsnivå. För att få en förståelse för säkerheten kan du se över följande frågor: ”Vem kan få åtkomst till specifika typer av data i den här versionen av bokföringsprogrammet? Om jag uppdaterar till att licensiera programmet, hur ser det ut då? Och kan jag göra viss information tillgänglig för en viss verksamhetsnivå/vissa medarbetare, eller kan alla se all data i den här versionen? Vem har åtkomst till datan? Och är lagringen säker?”

Det är vanligt förekommande att gratisversioner är testversioner och att du därmed löper större risk att företagets bokföring går förlorad. Om detta skulle inträffa blir det ofta både kostsamt och du förlorar värdefull tid som du kunnat lägga på både kunder och utveckling av företaget.

3. Kundservice och tillgänglighet

En annan viktig aspekt att se över innan du bestämmer dig för en gratisversion av ett bokföringsprogram är hur kundservicen och supporten ser ut. Och hur når du leverantören om och när programmet inte fungerar som det ska. För att utröna hur det ser ut kan du ställa följande frågor: ”Hur ser servicealternativet ut för versionen som är gratis? Vilka kommunikationsplattformar erbjuds och talar de på kundservice ditt språk?”

Många gånger är kundservice outsourcad vilket inte ger dig den service du som kund kan behöva. I gratisversioner är det inte heller säkert att kundservice ingår, utan att det är en add-on service som du behöver betala extra för.

4. Fördelar med ett licensierat bokföringsprogram

• Användarvänlighet. En av fördelarna med att välja en licensierad bokföringsprogramvara är att det är utformat så att du inte behöver vara expert på redovisning. Programmet har ofta funktioner som gör det enkelt för både dig och din redovisningshjälp att samarbeta i tider av moms- och arbetsgivardeklarationer och bokslut.
• Sparar tid och minimerar misstag. Som företagare behöver du din tid till din kärnverksamhet och inte till att hantera problem orsakade av ett bokföringsprogram som inte håller god och lagenlig redovisningsstandard och som inte tillgodoser de behov du och företaget har.
• Uppdateringar tillhandahålls av leverantören och sker automatiskt. Du behöver inte hålla koll på när uppdateringar av programvaran ska genomföras. På så sätt kan du känna dig lugn med att uppdateringar som speglar nya lagar och regler kontinuerligt genomförs.
• Inga oväntade kostnader och användarvillkor. Genom att välja ett licensierat bokföringsalternativ slipper du oroa dig för några oväntade kostnader eller förändringar i användarvillkoren. De versioner som erbjuds som gratisalternativ är sällan utan villkor, även om det initialt kan förefalla så.

Den lösning som du som företagare väljer ska vara till för att hjälpa ditt företag på en mängd olika sätt. Det ska vara ett redovisningsprogram för ditt företags behov och det ska kunna spegla den bransch du verkar i. Du ska kunna övervaka företagets finansiella situation på ett verksamhetsnära och regelriktigt sätt.

Programmet ska kunna tillhandahålla djupgående rapporter, din nuvarande och framtida kassaflödesstatus. Din inlärningskurva för att kunna sköta olika moment i bokföringsprogrammet ska vara förhållandevis låg, så att du kan lägga fokus på din verksamhets framgång. Och programmet ska effektivt minimera avstämningsproblem och redovisningsfel till din och företagets fördel.