Digitalisera Redovisningen – Vad är det egentligen man ska tänka på?

1. Digitaliseringsplan

Innan ni påbörjar digitaliseringen bör ni ha en plan för hur den ska genomföras. God planering kan bespara byrån mycket tid och gör kunderna tryggare. Eric de Basso och Peter Rexhammar har haft olika strategier för sin övergång.

Peter Rexhammar har valt att ta digitalisera redovisningen i små steg: byråns redovisningskonsulter har gått över till det digitala en i taget, och har stegvis flyttat över sina kunder. – Låt den konsult som är mest sugen börja, råder han. Sedan för du över den konsultens kunder. Det här är inte en förändring som görs över en natt. Eric de Basso däremot valde att göra övergången som en big bang. Det blev en intensiv start med många samtal från kunder.

– Ett halvår in i processen insåg jag att om jag hade satt mig ner och planerat, och haft någon att bolla med, så hade processen blivit smärtfri, säger han.

Han pekar på att utbildning av kunderna ska finnas med i digitaliseringsplanen, så att de är trygga med det nya systemet innan de flyttas över.

Peter Rexhammars råd är att medelstora byråer med omkring tio anställda bör frigöra en person som driver digitaliseringen under övergångsperioden. Denne person ska ansvara för utbildning av personal och kunder, och jobbar fram en ny affärsmodell tillsammans med ledningen.

2. Ledarskap

När du ska gå över till digital redovisning behöver du få med dig både personalen och kunderna. För att lyckas med det krävs ett starkt ledarskap.

– Om det blir motigt en period måste du kunna entusiasmera din personal förbi det motiga. Du måste vara tydlig och du får inte ge upp, säger Eric de Basso.

– Ledarskapet är ofta den svåraste utmaningen, tycker Peter Rexhammar. Man har kanske byggt upp en byrå för att man är duktig på det man gör, inte för att man är duktig på att leda människor. Det gäller att föra igenom sin vision och att lyssna på sig själv istället för på bakåtsträvare.

3. Affärsmodell

Ett digitalt arbetssätt kräver en övergång till fast pris, om man inte redan har den affärsmodellen. – Så är det utan tvekan. Om man gör ett tekniksprång och börjar arbeta med Procountor måste byrån kunna tillgodogöra sig den teknikvinsten själv. Vi kan inte ge bort hela den kunskapsinvestering vi har byggt upp till kunden, konstaterar Peter Rexhammar.

Hans erfarenhet är att kunderna är mest nöjda med fast pris. Priset sätts på samma nivå som byrån har fakturerat tidigare, så det blir ingen stor förändring. – Sedan är det upp till oss att jobba effektivt.

4. Uppföljning

Efter att ni har genomfört digitaliseringen är det viktigt att inte nöja sig och stanna upp. Det finns fler effektivitetsvinster att göra. Peter Rexhammars råd är att se över upplägget för alla kunder i systemet varje månad.

– Titta på hur väl automatiserade ni är. Har ni gjort alla inställningar? Kan ni göra mer? Du kan alltid hitta något litet mer att göra på varje kund. Har man 300 kunder och gör små förbättringar på alla leder det till arbetsbesparingar i slutändan.

Eric de Basso tycker att man kan ta det lite lugnt med optimering av systemet inledningsvis. – Initialt kommer du att ha väldigt mycket hjälp av systemet som det är. Sedan kan ni finjustera under resans gång.

5. Varför digitalisera redovisningen?

Är vi redo för digitalisering? Den frågan tycker Peter Rexhammar att varje byrå bör ställa sig innan man fattar beslutet.

– Man ska inte förändra sig för förändrandets skull. Har man kunder som är beredda att betala mycket för manuell bokföring, och man tror att man kan behålla de kunderna länge. Då kanske man vill stanna kvar i det analoga ett tag till. Men man måste tänka igenom varför man inte digitaliserar, om man fattar det beslutet.

Eric De Basso ser däremot inga anledningar att vänta med det digitala. – Det är definitivt grönare på andra sidan. Det är enklare, du får en bättre kvalitet i leveransen och kan fokusera på kvalitativa insatser. Du kan ha snabba reaktionstider och du slipper ha en massa pärmar.

Även Peter Rexhammar är nöjd med övergången till digital redovisning. – Våra kontaktytor är inte längre att jaga in kvitton och underlag. Istället jobbar vi med framåtriktad rådgivning, tips och råd, vi har möten och kollar läget för att höra hur kunderna och företaget mår. Sånt får vi tid över till med ett digitalt redovisningssystem, och det gör oss konkurrenskraftiga.