EtusivuProcountor AllekirjoitusProcountor Allekirjoitus – Palvelukuvaus

Procountor Allekirjoitus – palvelukuvaus

YLEISKUVAUS

Procountor Allekirjoitus on tällä hetkellä Verified Global AB:n tuottama sähköisen allekirjoituksen palvelu, joka mahdollistaa PDF-tiedostojen allekirjoituksen ajasta ja paikasta riippumatta.

Palvelun käyttö ei vaadi ohjelmistoasennuksia. Riittää että allekirjoittajilla on käytössään www-selain, internet yhteys, ja sähköposti. Vahvaa tunnistautumista käytettäessä tarvitaan lisäksi verkkopankkitunnukset.

Palvelun kautta voidaan lähettää dokumentteja allekirjoitettavaksi joko perus- tai vahvaa tunnistautumista käyttäen. Palvelu tukee useita todennus- ja allekirjoitus menetelmiä, kattaen kaikki luottamustasot, perustasosta vahvan tunnistautumiseen/allekirjoitukseen (EIDAS-tasot 1-4).

Asiakas vastaa siitä, että allekirjoituspalvelu soveltuu toteutukseltaan aiottuun tarkoitukseen. Asiakkaan tulee esimerkiksi varmistaa, ettei dokumenttien allekirjoittaminen palvelussa aiheuta riskiä asiakkaalle itselleen tai kolmansille osapuolille kuten sen liikekumppaneille tai luonnollisille henkilöille.

KÄYTTÖÖNOTTO

Procountor Allekirjoitus -palvelun saa otettua käyttöön www.finago.com sivustolta löytyvän tilauslomakkeen kautta.

Tilausprosessin kulku on seuraava:

  • tilaaja antaa henkilö- ja yritystiedot sekä hyväksy käyttöehdot ja tietosuojaselosteen
  • tilaaja tunnistautuu vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilitunnisteella
  • tilaajalle näytetään tilausyhteenveto, jonka hän hyväksyy => tilaus on tehty
  • palvelualusta tuottaa tilaajalle sähköpostin palvelun aktivoimiseksi => tilaaja luo itselleen käyttäjätunnukset ja Procountor Allekirjoitus -palvelu on tilaajan käytössä
  • tilaajalle toimitetaan tilausvahvistus sähköpostilla

Muutamien minuuttien kuluessa tilauslomakkeen lähetyksestä, tilaaja saa sähköpostilla erikseen palvelun tilausvahvistuksen ja viestin tilin aktivoimiseksi.

Tilin aktivointi -linkin kautta tilaaja pääsee luomaan itsensä käyttäjäksi ja tämän jälkeen Procountor Allekirjoitus -palvelu on välittömästi käytettävissä.

Procountor Allekirjoitus -palvelun kirjautumistunnukset eivät ole yhteydessä käyttäjän Procountor taloushallinto -ohjelmiston kirjautumistunnuksiin.

Tämä henkilö voi kirjautumisensa jälkeen tarvittaessa kutsua yrityksen muita työntekijöitä tai edustajia palvelun käyttäjiksi.

PALVELUN HINNOITTELU JA MUUT HYÖDYT

YKSINKERTAINEN HINNOITTELU

Procountor Allekirjoitus -palvelun hinnoittelu perustuu yksinomaan käyttöön. Palvelun käytöstä veloitetaan jokaisesta palvelussa tehdystä tapahtumasta seuraavasti:

  • allekirjoituksesta = 1,50 € / kpl
  • allekirjoituskutsusta tekstiviestillä = 0,20 € / kpl
  • vastaanottaja todennuksesta = 0,25 € / kpl

Palvelussa ei ole avaus- tai kuukausimaksuja.

Laskutus tapahtuu kuukausittain tehtyjen allekirjoitusten määrän perusteella.

Kulloinkin voimassa olevat palvelun hinnat löytyvät Procountor Allekirjoitus -hinnastosta.

NOPEA JA VAIVATON KÄYTTÖÖNOTTO

Procountor Allekirjoitus -palvelu saadaan välittömästi käyttöön tilausprosessin yhteydessä.

HELPOSTI HALLITTAVA ALLEKIRJOITUSKOKEMUS

Procountr Allekirjoitus -palvelun avulla allekirjoitettavien dokumenttien lähettäminen sekä prosessin seuraaminen sähköisesti on ketterää ja vaivatonta.

Dokumentin lähettäjä valitsee kuhunkin tilanteeseen sopivimman allekirjoitustavan. Valittavana on monipuoliset ja helpot allekirjoitustavat: vastaanottajat allekirjoittavat vahvan tunnistautumisen, sähköpostilinkin tai tekstiviestin kautta.

Palvelun kautta voi valita allekirjoitusten aikataulut, järjestyksen sekä allekirjoittajille lähetettävät muistutukset.

REAALIAIKAINEN SEURANTA ALLEKIRJOITUKSIIN

Procountor Allekirjoitus -palvelu ilmoittaa sähköpostiviestillä, kun lähetetty dokumentti on allekirjoitettu.

Palveluun saa asetettua automaattisen muistutuksen ja manuaalisesti muistutuksia voi lähettää helposti itse aina kun tarpeellista.

DOKUMENTIT PITKÄAIKAISESSA JA TIETOTURVALLISESSA ARKISTOSSA

Procountr Allekirjoitus -palvelu arkistoi dokumentit automaattisesti 10 vuodeksi tietoturvalliseen arkistoon. Tiedot on turvattu TLS v1.3 teknisellä salauksella ja Advanced Encryption Standard 265 mukaisesti.

Dokumentit ovat haettavissa arkiston hakutoiminnolla. Lisäksi palvelussa voi ryhmitellä dokumentteja tai asettaa niihin tunnistetietoja, jotka helpottavat dokumenttien hallintaa ja löytämistä.

Dokumentit voi ladata ja tallentaa myös muihin järjestelmiin.

PÄÄTOIMINNOT

UUDEN ASIAKIRJAN TEKEMINEN:

  • Procountor Allekirjoitus -palvelun käyttöliittymästä uusi allekirjoitusprosessi aloitetaan Koontinäytöllä painamalla Aloita-nappia.
  • Valitaan haluttu työnkulku allekirjoitusprosessille.
  • Ladataan haluttu dokumenttikokonaisuus. Yhdellä lähetyksellä voi lähettää 10 pääsopimusta ja niiden alla rajaton määrä liitetiedostoja.
  • Lisätään tunniste-/metatieto. Tällä helpotetaan dokumenttien hallinta Arkistossa.
  • Lisätään allekirjoittaja/hyväksyjät.
  • Määritellään vastaanottajalle rooli (allekirjoittaja vai hyväksyjä) sekä myös mitä allekirjoitustapaa halutaan käyttää (mobiilivarmenne, Pankki ID, email, SMS).
  • Käyttäjät voidaan allekirjoitusprosessissa ketjuttaa haluttuun järjestykseen tai määritellä, että voivat allekirjoittavat rinnakkain yhtä aikaa. Vasta sitten kun kaikki ovat allekirjoittaneet / hyväksyneet => dokumentti on valmis.
  • Tarkistetaan lähetys: tarvittavat dokumentit ovat mukana lähetyksessä ja vastaanottavat henkilöt ovat oikeat. Asetetaan tarvittaessa määräaika ja määritellään tervehdys. => Lähetetään dokumentit allikirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi.

Koontinäytöllä lähetyksen statusta voi seurata ja lähettää tarvittaessa allekirjoittajille muistutuksia. Status muuttuu sitä mukaan, kun allekirjoittaja/hyväksyjä avaa sähköpostin, avaa dokumentin, hylkää tai allekirjoittaa/hyväksyy.

ASIAKIRJAN ALLEKIRJOITUS / HYVÄKSYNTÄ:

  • Vastaanottaja avaa sähköpostista dokumentin. Mikäli itse dokumentti on suojattu vahvalla tunnistautumiselle, vastaanottaja tunnistautuu ennen dokumentin avaamista (esim. kun arkaluontoista sisältöä).
  • Luetaan dokumentti, minkä jälkeen dokumentti allekirjoitetaan tai hyväksytään (sen mukaan minkä roolin dokumentin lähettäjä on vastaanottajalle määrittänyt).
  • Allekirjoittaminen hoidetaan sillä allekirjoitustavalla, minkä dokumentin lähettäjä on allekirjoittamiselle määrittänyt.
  • Hylkäystoiminnot, jos allekirjoituksesta tai hyväksynnästä halutaan kieltäytyä.
  • Vastaanottaja voi seurata muiden vastaanottajien allekirjoitusten / hyväksyntöjen / hylkäämisien tilanteet.

ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI:

  • Valmis allekirjoitettu dokumentti siirretään automaattisesti arkistoon.
  • Valmiista allekirjoitetusta dokumentista lähetetään automaattisesti allekirjoittajille sähköposti, josta allekirjoittaja voi hakea dokumentin itselleen. – Linkki dokumentin arkistoon on aktiivinen 90 päivää dokumentin valmistumisen jälkeen.
  • Lisäksi allekirjoitetut dokumentit voidaan ladata ja tallentaa itse valittuun järjestelmään.
  • Jokainen allekirjoitettu dokumentti on jäljitettävissä allekirjoitukseen asti. Allekirjoitetun dokumentin sinetöinnin ansiosta dokumentin muuttumattomuus voidaan todentaa.
  • Dokumentit voidaan säilyttää arkistossa 10 vuotta.
  • Palvelun tietoturva on yhdenmukainen ISO27001:n kanssa ja kaikki tiedot ovat tallessa EU-alueella.

KÄYTTÖOIKEUKSIEN HALLINNOINTI:

  • Palvelun käyttöönottaja saa automaattisesti pääkäyttäjä oikeudet omaan ympäristöönsä.
  • Yrityskohtaisten valtuuksien myöntö- ja hallinnointitoiminnot ovat yrityksen pääkäyttäjällä.
  • Käyttäjille voidaan määritellä eri roolit: peruskäyttäjä, etuoikeutettu käyttäjä ja pääkäyttäjä.
  • Organisaatio voidaan jakaa käyttöoikeuksiltaan useampaan ryhmään. Yksittäisellä käyttäjällä voi olla oikeus yhteen tai useampaan ryhmään.

HENKILÖKOHTAISTEN ASETUSTEN HALLINNOINTI:

  • Käyttöliittymän kielen valinta (FIN, SWE, ENG)
  • Käyttäjän yhteystiedot
  • Sähköpostien oletuskieli ja oletustervehdys
  • Käytettävän allekirjoitusmenetelmän oletus
  • Muistutusten asetukset
  • Allekirjoitusprosessin sähköposti-ilmoitusten ohjaus

YRITYKSEN ASETUSTEN HALLINNOINTI:

  • Yrityksen yhteystiedot
  • Yrityksen logon määrittely lähteviin viesteihin
  • Sähköpostien oletuskieli ja oletustervehdys
  • Käytettävän allekirjoitusmenetelmän oletus
  • Muistutusten asetukset
  • Käyttäjien hallinta (mm. roolit, tilat)
  • Uusien käyttäjien kutsuminen palvelun piiriin – ja olemassa olevien käyttäjien poistaminen

OIKEUDELLINEN PÄTEVYYS

Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti yhtä päteviä kuin perinteiset paperiasiakirjaan käsin tehdyt allekirjoitukset. Tämä yhtäläinen sitovuus vahvistettiin virallisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston sähköisiä allekirjoituksia koskevassa 30.11.1999 annetussa ja 19.1.2000 voimantulleessa direktiivissä, joka implementoitiin Suomessa 24.1.2003 annetulla lailla sähköisistä allekirjoituksista (14/2003), joka myöhemmin kumottiin ja korvattiin uudella vuonna 2009 voimaantulleella lailla vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (617/2009).

Vahvaan sähköiseen tunnistamiseen perustuvaa sähköistä allekirjoitusta voidaan perustellusti pitää oikeudellisesti vahvempana todistuksena jonkun tunnistetun henkilön halusta sitoutua johonkin tiettyyn asiaan (joko henkilön itsensä tai hänen edustamansa yrityksen tai muun oikeushenkilön puolesta) kuin perinteistä paperiasiakirjassa olevaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta. Paperiasiakirjassa olevan perinteisen allekirjoituksen yhdistäminen myöhemmin johonkin yksittäiseen henkilöön esimerkiksi käsialanäytteitä vertaamalla on vaikeampaan kuin vahvaan sähköiseen tunnistamiseen perustuvan sähköisen allekirjoituksen kohdalla. Lisäksi vahvasti tunnistetun allekirjoittajan oikeudesta edustaa jotain yritystä tai muuta oikeushenkilöä on suositeltavaa hankkia varmuus tarkistamalla asia kaupparekisteristä ennen asiakirjan allekirjoittamista.

Allekirjoittajan vahvan tunnistamisen ja edustusoikeuden tarkistamisen lisäksi on tärkeä varmistua siitä, että molemmat osapuolet allekirjoittavat sisällöltään täysin identtiset allekirjoituskappaleet asiakirjasta, ja että ne vastaavat sitä asiakirjan versiota, joka on ollut neuvotteluiden lopputulos ennen allekirjoituskappaleiden laatimista.

PROCOUNTOR ALLEKIRJOITUS -PALVELU VARMISTAA ASIAKIRJOJEN OIKEUDELLISUUDEN

  1. tunnistaa allekirjoittajan
  2. todentaa tarvittaessa allekirjoittajan ennen dokumenttien avaamista (esim. kun sensitiivistä materiaalia)
  3. varmistaa allekirjoitettavan asiakirjan muuttumattomuuden

Palvelun kautta tehtyjen allekirjoitusten sitovuuteen (ja esim. sopimusten pätevyyteen) liittyvät oikeudelliset epävarmuustekijät ovat merkittävästi pienemmät  kuin perinteisten käsin allekirjoitettujen paperiasiakirjojen kohdalla.

PALVELUN TIETOTURVA

Palvelun tietoturva on Accountor Finagolle ensiarvoisen tärkeää, ja se on huomioitu kaikessa   yrityksen toiminnassa. Luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi käytetään useita menetelmiä:

Procountor Allekirjoitus mahdollistaa turvalliset allekirjoitukset pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Pilvipalveluun perustuva turvallisuusarkkitehtuuri, joka perustuu laajaan tietoturvastandardiin ja jatkuvaan uhkien mallintamiseen.

Suojausprosessit, joilla varmistetaan jatkuva tietoturvariskien ja haavoittuvuuksien hallinta.

Asiakastietojen käyttö on rajoitettua ja mahdollista vain asiakkaidemme tuki- tai palvelupyyntöjen perusteella.

Kaikki asiakastiedot tallennetaan EU/ETA-alueelle. Yritysprosessit ja tietoturva yhdenmukaistettu ISO27001:n kanssa.

Procountor Allekirjoitus on tällä hetkellä Verified Global AB:n tuottama sähköisen allekirjoituksen palvelu. Verifiedin vahvan tunnistautumisen palveluntarjoajat EU:ssa –  BankID (SE), BankID (NO), FTN (FIN) ja NemID (DK) – ovat rekisteröity valtuutetuiksi palveluntarjoajiksi EU:ssa.

LISÄTIETOJA

Aktivoi palvelu lähettämällä tilauslomake Accountor Finagon sivuilta (www.finago.com).

Kirjaudu palveluun:

  • Kirjautumisosoite: www.procountor.verified.eu
  • Tai www.finago.com -sivulta ”Kirjaudu” -valinnasta