”Mensa on kansainvälinen järjestö, jonka toiminnan tarkoituksena on älykkyyden tunnistaminen ja kehittäminen ihmisyyden hyväksi, älykkyystutkimuksen tukeminen sekä älyllisen ja sosiaalisen ympäristön tarjoaminen jäsenilleen. Mensan jäseneksi voi liittyä jokainen, joka saavuttaa älykkyystestissä paremman tuloksen kuin 98 % väestöstä.
Kansallisia järjestöjä on maailmalla yli 40 maassa ja jäseniä noin sadassa. Mensalaisia on koko maailmassa yhteensä noin 110 000. Kansainväliseen Mensaan kuuluva Suomen Mensa on väkilukuun suhteutettuna maailman suurin. Suomen Mensa ry on poliittisesti ja uskonnollisesti riippumaton aatteellinen yhdistys, joka ei tavoittele toiminnallaan taloudellista voittoa.
Vuosikymmenen vaihteessa yhdistyksellä oli edessään perusteellinen taloushallintouudistus. Vanhaa kirjanpitojärjestelmää ei enää päivitetty eikä tuettu, joten sen uusiminen oli joka tapauksessa edessä. Useat muutkin syyt puolsivat sitä, että taloushallinnon järjestelmäuudistusta lähdettiin pohtimaan täysin puhtaalta pöydältä: organisaatio on valtakunnallinen ja fyysisesti hajallaan, eikä vanha järjestelmä oikein taipunut tehokkaaseen toimintaan ja yhteydenpitoon. Tämä aiheutti sen, että paikallisosastojen päivittäiset taloustoiminnot olivat aiemmasta integraatiohankkeesta huolimatta edelleen irrallaan yhdistyksen kirjanpidosta. Myöskään sähköinen laskujenkäsittely ei vanhalla järjestelmällä onnistunut. 2010-luvulla paperin ja mappien liikuttelu on liian hidasta, kallista ja auttamattoman vanhanaikaista. Lisäksi kymmenien pankkitilien käyttöoikeuksien hallinnointi oli hyvin hidasta, vaivalloista ja byrokraattista.
Procountoriin tutustuminen avasi prosessikehityksessä useita lukkoja kerralla. Ostolaskujen käsittelyprosessin vaiheet tarkastus, hyväksyntä, maksatus ja kirjanpito järjestyivät uudelleen siten, että kirjanpito onkin nyt ensimmäinen vaihe, eikä laskua sen jälkeen enää tarvitse toista kertaa tallentaa. Tästä seurasi selkeä parannus kirjanpidossa: kun maksuliikenne on ajan tasalla, niin on myös kirjanpito.
Asiakirjojen asiatarkastus ja hyväksyntä sähköisellä kierrolla mahdollisti laskujen maksattamisen keskittämisen. Pelkästään tämä prosessimuutos säästi erilaisia pankkikuluja lähes Procountorista syntyneiden kustannusten verran. Tämän lisäksi muutoksessa saavutettuja etuja olivat nollan euron investoinnit ohjelmistoihin ja laitteisiin, automatisoitu varmuuskopiointi ja versiopäivitykset sekä tarpeiden mukaan räätälöitävä läpinäkyvyys hallituksen, paikallisosastojen, testausorganisaation, muiden toimihenkilöiden ja toiminnantarkastajien suuntaan.
Silti ehkä suurimman myönteisen vaikutuksen Procountorin käytössä on tehnyt kattava sähköinen opastus kirjallisen ja kuvallisen ohjeistuksen muodossa ja todella erinomaisesti palveleva ja asiantunteva asiakaspalvelu. Kaikkiin tiedusteluihin, niin kaikkein kinkkisimpiin, kuin niihin kuuluisiin typeriinkin kysymyksiin, on vastaus tullut nopeasti, perusteellisesti ja ystävällisesti.
Järjestelmän mahdollisuuksista on rutiinikäytössämme vielä melko vähän, joten prosessien viilaaminen jatkuu hyvää vauhtia. Kulukorvauslaskujen tekeminen suoraan järjestelmään on tietenkin jo arkipäivää, samoin verkkolaskujen käsittely, sähköiset ilmoitukset verottajalle suoraan järjestelmästä, automaattiset kalenterisoidut budjettiraportit ja kustannuspaikkaseuranta dimensioraporttien avulla.
Seuraavat integrointihankkeet on jo haarukoitu ja niissä päästään edelleen kehittämään Procountorin tehokkaiden raportointityökalujen käyttöä, joustavia tiedonsiirto-ominaisuuksia ja käyttäjäprofiilien räätälöitävyyttä. Suoraa säästöä tulee edelleenkin posti- ja pankkikuluissa sekä säästyneessä työajassa. Laadulliset edut ovat tiedon ajantasaisuus ja helpompi saatavuus sekä virheiden väheneminen prosessien automatisoinnin myötä.
Procountorin käyttöönotto on tuonut yhdistyksemme taloushallinnon vihdoin tälle vuosituhannelle ja se on jatkossakin tärkeä työväline matkallamme kohti älykästä ja erinomaista toimintatapaa.”
Yritys: Suomen Mensa ry
Toimiala: Muualla luokittelemattomat muut järjestöt
Henkilöstömäärä: 1-4
Yrityksen verkkosivut: www.mensa.fi
Kokeile Procountoria itse!
Tilaa maksuttomat tutustumistunnukset esittely-ympäristöön. Kokeilu ei sido sinua mihinkään.
Tilaa tutustumistunnukset