Käytön aloittaminen
Mitä sopimuksia yrityksen täytyy tehdä ottaakseen Procountorin käyttöön?
Miten aloittaa käyttö kesken tilikautta?
Kuinka aloitan skannauspalvelun käytön?
Kuinka hoidan työnjaon tilitoimiston kanssa?
Miten aloittaa Procountorin käyttö oppilaitoksessa?
Lue lisää: Usein kysyttyä sähköisestä taloushallinnosta
Lue lisää: Usein kysyttyvä ohjelmiston ominaisuuksista
Mitä sopimuksia yrityksen täytyy tehdä ottaakseen Procountorin käyttöön?
Procountorin käyttöönotto on nopeaa ja yksinkertaista. Perustamme yritykselle pyynnöstä oman ympäristön mahdollisimman nopeasti (useimmiten viimeistään seuraavana arkipäivänä).
Koekäytön yhteydessä yrityksen kannattaa liittää pankkiliikenne osaksi Procountor-toimintoja. Tällöin voit jo seurata yrityksesi reskontraa Procountorin kautta etkä ole vielä sitoutunut Procountorin käyttöönottoon. Pankkiliikenteen liittäminen tapahtuu toimittamalla meiltä saatava pankkiyhteysvaltuutus täytettynä pankkiin ja kirjaamalla ohjelman perustietoihin tilitiedot ja pankista saatava maksupalvelutunnus.
Procountorin varsinainen käyttö voi alkaa, kun meiltä saatu ohjelmiston tilauslomake on palautettu allekirjoitettuna. Avaamme tuotantokäytön välittömästi, jonka jälkeen kaikki Procountor-toiminnot ovat käytössäsi.
Yksi sopimus meille ja yksi ilmoitus pankkiin, niin yritykselläsi on käytössä koko taloushallinnon hoitamiseen soveltuva ohjelmisto. Lisäksi mahdollisen tilitoimiston kanssa tehdään erillinen sopimus taloushallintopalvelujen tuottamisesta.
Miten aloittaa käyttö kesken tilikautta?
Aloitushetki Procountorissa voi olla myös kesken tilikautta. Tässä on parikin eri toimintatapaa:
Aluksi vastaanotetaan esimerkiksi tiliotteita Procountoriin ja laaditaan Procountorissa osto- ja myyntilaskuja. Procountor tiliöi kaikki nämä tapahtumat automaattisesti, mutta tässä vaiheessa kirjanpitotapahtumia ei vielä seurata Procountorin kautta. Kirjanpidon seuranta tapahtuu tilikauden loppuun asti vanhassa järjestelmässä. Tilikauden vaihtuessa muistion avulla nollataan kaikki Procountorin kirjanpitotilit, jolloin uusi tilikausi päästään aloittamaan puhtaalta pöydältä. Vanhan tilikauden luvut voidaan tuoda Procountoriin muistiotositteen avulla vertailuluvuiksi.
Toinen vaihtoehto kesken tilikautta aloittamiseen on laatia välitilinpäätös, jonka avulla tuloslaskelman ja taseen luvut saadaan vanhasta järjestelmästä. Siirtyminen Procountoriin tapahtuu aloittamalla kuukauden alusta Procountorin käyttö ja siitä lähtien laatimalla kaikki laskut Procountorissa. Vanhasta järjestelmästä saadaan tilanne per edellisen kuukauden loppu ja nämä tuloslaskelman ja taseen luvut syötetään Procountoriin muistiotositteen avulla. Tämä muistio voidaan syöttää sisään sen jälkeen, kun sitä varten olevat luvut ovat valmiina. Muistion ei tarvitse olla ensimmäisenä tositteena, tärkeää on että muistion kirjanpitosivun päiväyksen tallentaa ko. kuukauden vaihteeseen. Jos Procountoriin siirrytään tilikauden vaihteessa, ainoastaan taseen luvut tarvitaan vanhasta järjestelmästä.
Kuinka aloitan skannauspalvelun käytön?
Procountoriin on mahdollista liittää Itellan ja Xeroxin tuottamat ostolaskujen skannauspalvelut. Skannauksen käyttöönotto tapahtuu tilaamalla se meiltä Procountorin heti käyttöönoton yhteydessä tai jälkikäteen.
Skannauspalvelu toimii siten, että yritykselle varataan yksiköllinen postilokero-osoite, johon toimitetut laskut skannataan palveluntarjoajan toimesta. Postilokero-osoite ilmoitetaan paperilaskuja lähettäville laskuttajille uudeksi laskutusosoitteeksi. Skannauksen yhteydessä laskuilta tunnistetaan maksamiseen tarvittavat tiedot sekä muita erittelyjä, ja lisäksi laskuista muodostetaan PDF-kuvat. Kaikki tämä tieto saapuu automaattisesti Procountoriin, eli ostolasku on tämän jälkeen valmiina hyväksyttäväksi, maksettavaksi ja se on automaattisesti jo mukana reskontrassa sekä kirjanpidossa.
Kuinka hoidan työnjaon tilitoimiston kanssa?
Procountor-taloushallinto-ohjelmisto soveltuu erittäin hyvin asiakasyrityksen ja tilitoimiston yhteiseksi työkaluksi, sillä ohjelmisto mahdollistaa useiden käyttäjien liittämisen samaan ympäristöön ja tukee käyttöoikeuksien joustavaa rajaamista. Ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä kannattaakin sopia selkeästä työnjaosta asiakkaan ja tilitoimiston välillä.
Työnjako voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavasti:
| Asiakasyritys | Tilitoimisto | |
|---|---|---|
| Myyntilaskutus ja -reskontra | Ylläpitää asiakasrekisterin ja myyntien tuoterekisterin Laatii ja lähettää myyntilaskut. |
Ylläpitää asiakkaiden ja tuotteiden oletustiliöintejä Tarkistaa myyntien kirjanpidon Hoitaa myyntireskontran |
| Ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra | Ylläpitää toimittajarekisterin ja ostojen tuoterekisterin Vastaanottaa kaikki ostolaskut sähköisesti Huolehtii ostolaskujen hyväksymiskierrosta ja maksamisesta |
Ylläpitää toimittajien ja tuotteiden oletustiliöintejä Tarkistaa ostojen kirjanpidon |
| Matka- ja kululaskujen käsittely | Huolehtii henkilörekisterin ylläpidosta Henkilökunta laatii omat matka- ja kululaskunsa Huolehtii laskujen hyväksymisestä ja maksamisesta |
Tarkistaa laskujen kirjanpidon |
| Palkanlaskenta | Ilmoittaa tilitoimistolle palkanlaskennan perusteet Huolehtii palkkojen maksamisesta |
Laatii ja lähettää palkkalaskelmat Huolehtii kertyneitten ja käytettyjen lomapäivien seurannasta ja lomapalkkavarauksista Laatii ja lähettää kuukausittain TAS-ilmoituksen Laatii ja lähettää ja kuukausittain tai vuosittain eläkevakuutusilmoitukset Laatii ja lähettää vuosittain palkkojen vuosi-ilmoitukset |
| Kuukausittaiset ja vuosittaiset kirjanpidon työt | Saa aina ajantasaista seurantatietoa | Täsmäyttää kirjanpidon kuukausittain Laatii ja lähettää ALV-ilmoituksen kuukausittain ja neljännesvuosittain Sulkee seurantajaksot kuukausittain Laatii tilinpäätöksen ja tasekirjan vuosittain Laatii veroilmoituksen vuosittain Sulkee tilikaudet vuosittain |
Tämä on vain yksi esimerkki mahdollisesta työnjaosta — yhtä oikeaa vaihtoehtoa ei ole ja asiat voidaan sopia juuri kullekin yritykselle sopivalla tavalla.
Lue lisää Procountor-ohjelmistosta tilitoimistokäytössä.
Miten aloittaa Procountorin käyttö oppilaitoksessa?
Procountorin avulla on mahdollisuus opettaa taloushallintoa joustavasti ja tehokkaasti ajasta ja paikasta riippumatta. Ympäristö, jonka opettaja saa käyttöönsä, on kuin tilitoimisto ja sen voidaan vaivattomasti perustaa yrityksiä yhden kullekin opiskelijalle.
Procountor on nykyaikainen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto ja kokemuksemme mukaan eri oppilatosten opiskelijat ovat ottaneet sen hyvin vastaan. On opiskelijoille hyvin hyödyllistä nähdä, millaisilla työkaluilla pk-yritykset ja nykyaikaiset tilitoimistot hoitavat taloushallintoa.
Procountoria käytettäessä oppilaitoksen, ammattikorkeakoulun tai koulutuskeskuksen ei tarvitse miettiä yhteensopivuutta muiden ohjelmien kanssa eikä oppilaitoksen tarvitse huolehtia versiopäivityksistä tai varmuuskopioinneista. Procountor on täysin Internetissä toimiva ohjelma, jota voi käyttää, kun vain on toimiva nettiyhteys. Procountorin avulla etätehtävien tekeminen hoituu vaivattomasti.
Procountorin käyttöönotosta oppilaitoskäyttöön voi sopia myyntimme kanssa.