Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?

Paljonko sähköinen taloushallinto voi säästää aikaa?

Mietipä tätä: Olisitko valmis luopumaan verkkopankista ja kävelemään pankkiin maksaaksesi laskusi? Miksi yrittäjänä kävelisit kirjanpitäjän luo kuitit muovikassissa, kun homman voi hoitaa fiksumminkin?

Riippumatta siitä, oletko vasta toimintaasi aloitteleva pienyrittäjä tai jo kokenut konkari, olet todennäköisesti painiskellut jossain vaiheessa kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyvien haasteiden kanssa.

Mahdollisesti aihe on sinulle kokonaisuudessaan uusi, ja numeroiden pyörittäminen kirjanpitoon tuntuu liiketoiminnan kehittämisen ohella hankalalta.
Ehkä suurin haasteesi ei olekaan puuttuva osaaminen vaan kiire: Kuunvaihteen kuittirumba, manuaaliset työvaiheet ja yhteistyö tilitoimiston kanssa vievät säännöllisesti arvokasta aikaa yrityksesi ydintoiminnalta.

Yritysten taloushallintoonsa käyttämä aika

Tärkeimpiä sähköisen taloushallinnon ominaisuuksia ovat:

• Laskujen sähköinen lähettäminen ja vastaanotto eli verkkolaskutus
• Ostolaskujen käsittely mistä ja milloin vain
• Matka- ja kululaskujen hallinnointi ja tallennus suoraan järjestelmään esim. kännykällä
• Kirjanpidon ajantasaisuus
• Palkanlaskenta
• Paperiton yhteistyö tilitoimiston kanssa samassa taloushallinnon järjestelmässä
• Pilvipalveluna toimiva sähköinen taloushallinnon ohjelmisto. Tämä mahdollistaa, että kaikki talouden tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, myös mobiilina.

Vaikka kaikki nämä prosessit, kuten esimerkiksi palkanlaskenta, eivät olisikaan vielä ajankohtaisia yrityksellesi, sähköinen taloushallinto voi ratkaista kerralla useamman ongelman ja helpottaa tuntuvasti sinun, tiimisi ja tilitoimistosi arkea.

Mitkä ovat sähköisen taloushallinnon tärkeimmät hyödyt?

Sähköinen taloushallinto auttaa tehostamaan yrityksesi toimintaa monella eri tasolla.

Säästä aikaa oleelliseen.

Monet manuaaliset työvaiheet jäävät sähköisen taloushallinnon myötä historiaan. Myös tietojen etsiminen onnistuu paljon nopeammin, kun materiaalit ovat sähköisessä muodossa.

Tehosta yhteistyötä tilitoimiston kanssa.

Kun kaikki käyttävät samaa ohjelmaa, tietojen hidas siirtely järjestelmästä toiseen ei ole enää tarpeen. Ajansäästö näkyy nopeasti alentuneissa kuluissa.

Ole ajan tasalla yrityksesi taloustilanteesta.

Sinun ei tarvitse kirjautua erikseen verkkopankkiin seurataksesi yrityksesi tilitapahtumia. Näet helposti, kuinka paljon rahaa on mennyt, paljonko sitä on tulossa ja keneltä.

Näe yrityksesi taloustiedot mistä tahansa.

Kaikki on reaaliaikaista ja päivitettävää. Raportteja ei enää tarvitse odotella, vaan ne voi hakea nopeasti suoraan ohjelmistosta. Ennusta tulevaisuutta menneeseen katsomisen sijasta.

Sano hyvästit kuiteille.

Tallenna kuitit, tositteet ja laskut muutamalla näpäytyksellä älypuhelinsovelluksen avulla – säästät niin omia kuin kirjanpitäjänkin hermoja sekä turhaa hyllytilaa toimistossa.

Unohda aikaa vievät ohjelmistojen päivitykset ja asennukset.

Sähköiset taloushallinto-ohjelmistot toimivat pilvipalveluna, joten päivitykset hoituvat automaattisesti. Ohjelmistoasennuksia tai suuria lisenssi- ja palvelininvestointeja ei tarvita.

Minimoi virheet.

Kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee, mikä puolestaan pienentää virheiden syntymisen riskiä.

Valitse kokonaisuus omien tarpeidesi mukaan.

Lisää kokonaisuuteen muita palveluita ja toimintoja ohjelmistointegraatioiden avulla. Kun yrityksesi kasvaa, sähköinen taloushallinto kasvaa helposti mukana!

Miten sähköinen taloushallinto auttaa säästämään aikaa ja rahaa?

Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan jättää pois monia päällekkäisiä työvaiheita, jolloin aikaa jää enemmän yrityksen ydinosaamiseen, eikä resursseja haaskata aikaa vieviin, yksitoikkoisiin rutiinihommiin.

Sähköisen taloushallinnon avulla töitä voi jakaa yrityksen sisällä joustavammin. Työntekijät voivat esimerkiksi tehdä matkalaskun itse sen sijaan, että ilmoittaisi tiedot sähköpostitse hallinnolle.

Otetaan helppo esimerkki:

Perinteisessä järjestelmässä kirjoitat laskut yhdellä ohjelmalla. Lähetät laskun asiakkaalle, jonka jälkeen paperilasku tai PDF-tiedosto siirtyy tavalla tai toisella tilitoimistoon. Siellä kirjanpitäjä syöttää laskujen tiedot vielä kertaalleen omaan järjestelmäänsä.

Myös ostolaskujen käsittelyyn kuuluu perinteisesti monta vaihetta: lasku avataan, mapitetaan, maksetaan jossain vaiheessa (vaatii erillisen kirjautumisen verkkopankkiin), mapitetaan uudelleen ja siirretään lopulta tilitoimistoon käsiteltäväksi.

Pahimmillaan näihin prosesseihin voi kulua jopa kymmeniä tunteja kuukaudessa. Kun mukaan lisätään vielä muutama laatikollinen kuitteja, kirjanpitäjän manuaalisen työn määrä kasvaa – ja lasku sen mukana.

Sähköisessä taloushallinnossa yllä mainitut prosessit automatisoidaan. Voit luoda laskun, lähettää sen ja hoitaa kirjanpidon yhdessä ohjelmassa.

Kaikista tositteista muodostuu kirjanpitoviennit automaattisesti. Riittää, että otat kuitista kuvan älypuhelinsovelluksen avulla ja annat täydentävät tiedot. Kaikki päivittyy välittömästi järjestelmään ja ovat myös kirjanpitäjän nähtävillä. Sama pätee lähetettyihin laskuihin ja muihin tapahtumiin. Olet siis ympäri kellon ajan tasalla yrityksesi raha-asioista.

Kenelle sähköinen taloushallinto kannattaa?

Sähköinen taloushallinto sopii kaikenkokoisille yrityksille. Itse asiassa ”sähköinen loikka” kannattaakin tehdä jo varhaisessa vaiheessa, sillä siirtyminen uudenaikaiseen taloushallinto-ohjelmaan onnistuu erityisen helposti prosessien ollessa vielä yksinkertaisia.

Jos sinulla on toiminimi tai osakeyhtiö, jonka vuotuinen liikevaihto on alle 500 000€, pienyrittäjille kehitetty ohjelmisto on käytännössä riittävä. Pienyrittäjän laskutusohjelma Procountor Solo on työkalu, jolla hoidat myyntisi, vastaanotat ja maksat ostolaskut ja otat kuvat kuiteista muutamassa sekunnissa siihen tarkoitetulla ohjelmistolla. Kirjanpitäjäsi saa aineistot valmiiksi käsiteltynä, mikä tehostaa työntekoa ja säästää kuluja.

Mikäli et kuuluu edellä mainittuun pienyrittäjien ryhmään, etsit todennäköisesti kattavampaa työkalua. Finago-tuoteperheen Procountor Taloushallinto on helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma, joka mahdollistaa sähköisen taloushallinnon tarjoten hyvin monipuolisia ominaisuuksia ja lukuisia integraatioita.

Kummankin ohjelmiston käyttöönotto onnistuu myös kesken tilikauden. Mikä parasta, voit lisätä pakettiin joustavasti ominaisuuksia omien tarpeittesi mukaan. Maksat vain siitä, mitä todella tarvitset.

Sähköinen taloushallinto, kokemuksia ja uskomuksia

Kokemuksemme mukaan monet yrittäjät harmittelevat sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä eniten sitä, ettei sitä tehty aiemmin. Useimmiten alkuponnistus on paljon pelättyä pienempi ja siirtyminen onnistuu ammattitaitoisella tuella nopeasti ja kivuttomasti.

Usein kuulemiamme virheellisiä väittämiä sähköisestä taloushallinnosta

• Se sopii vain isoille yrityksille: VÄÄRIN
  Paperin pyörittelyn vähentäminen tuo etuja yrityskoosta riippumatta.
• Työlästä ottaa käyttöön: VÄÄRIN
  Uuden yrityksen on erittäin helppo ja vaivatonta ottaa käyttöön nykyaikainen järjestelmä.
  Jo pidempään toiminnassa ollut yritys joutuu toki varaamaan aikaa muutosten läpivientiin, mutta tähänkin on tarjolla apua. Yleensä muutokseen liittyvä työ on isompi tilitoimistolle kuin yritykselle. Molemmat hyötyvät!
• Sähköinen taloushallinto on sama kuin verkkolaskutus: VÄÄRIN
  Laskutus on vain yksi raaka-aine koko taloushallinnon kakussa. Toki laskutus on yrittäjälle usein se kaikkein konkreettisin asia.
• Vaikeaa käyttää: VÄÄRIN
  Jos pystyt hoitamaan henkilökohtaisia talousasioitasi verkkopankissa, pystyt varmasti hoitamaan yrityksesi talousasioita siihen tarkoitetussa järjestelmässä. Sinusta ei silloinkaan tarvitse tulla taloushallinnon asiantuntijaa tai kirjanpitäjää.

On myös hyvä muistaa:
Taloushallinnon sähköistäminen ei edellytä mitään erityistä laskupäätä, kirjanpidon täydellistä hallintaa tai it-alan erityisosaamista. Osaahan tavallinen ihminen käyttää verkkopankkiakin!

Intuitiivisesti rakennetut ohjelmat on suunniteltu yrittäjien tarpeet mielessä pitäen. Kun sähköiset prosessit on kerran saatu toimimaan, ero aikaisempaan on positiivinen yllätys. Monet sähköiseen malliin siirtyneet yrittäjät ovat myös innostuneet aivan uudella tavalla kirjanpidosta.

Digitaalisuus auttaa myös kirjanpitäjää

Tilitoimisto voi käyttää samaa ohjelmaa, jolloin tilitoimisto voi tarjota parempaa palvelua. Kirjanpitäjä voi toimia yrityksen talouspäällikkönä, eikä yrittäjän tarvitse huolehtia talousasioista. Finago tarjoaa tilitoimistoille apua ja tukea toimintamallien päivittämiseen.