Miten perinteinen taloushallinto toimii käytännössä?
Ilman reaaliaikaista sähköistä järjestelmää paperiset tositteet ja tiliotteet täytyy toimittaa tilitoimistolle joko fyysisinä kopioina tai esim. kuvata ja lähettää sähköpostilla. Digitaalisten palveluiden myötä perinteinen taloushallinto on vähentynyt huomattavasti. Silti Suomessa on edelleenkin kasoittain yrityksiä, jotka suosivat perinteistä tapaa hoitaa kirjanpitonsa.
Jotta kirjanpidon oikeellisuus toteutuu, kirjanpitomateriaali tulee toimittaa tilitoimistoon täydellisenä, järjestyksessä ja ajallaan. Pelkästään tähän valmisteluprosessiin voi kulua huomattava määrä aikaa.
Tilitoimistossa materiaali tiliöidään ja kirjataan tilitoimiston käyttämään järjestelmään. Mikäli tietoja puuttuu (esimerkiksi jotakin kuittia ei löydy), tilitoimisto saattaa pyytää näitä asiakasyritykseltä vielä jälkikäteen. Lopuksi tulokset, tase ja tarvittavat listat kausi-ilmoituksiin tulostetaan ja toimitetaan asiakkaalle.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että perinteinen taloushallinto on aina noin kuukauden jäljessä. Toinen perinteisen taloushallinnon tunnusmerkki on tiukka työnjako asiakkaan ja tilitoimiston välillä.
Perinteisen kirjanpidon prosessit
Perinteisessä taloushallinnossa prosessit ovat suurelta osin manuaalisia, vaikka niitä voidaankin tehostaa modernien työkalujen avulla.
Monet perinteiset kirjanpito-ohjelmat edellyttävät edelleen paikallisen asennuksen tai oman palvelimen. Ero sähköiseen kirjanpitoon on myös, että asiakasyritys ja tilitoimistoilla on kullakin omat järjestelmät sisäiseen käyttöön. Ulkoiset yhteydet – mikäli niitä halutaan käyttää – on yleensä rakennettava erikseen.
Myyntilaskut
Laskut laaditaan perinteisessä toimintamallissa laskupohjaa tai laskutusohjelmaa käyttäen. Täytön jälkeen lasku tulostetaan ja lähetetään asiakkaalle joko postitse tai pdf-tiedostona.
Mikäli lähettämiseen käytetään perinteistä paperilaskua, se on laitettava kirjekuoreen ja vietävä postiin, jolloin kuluja kertyy paperin ja kirjekuoren lisäksi myös postimerkkiin.
Yleensä kaikista laskuista otetaan vielä kopio kirjanpitäjälle, joka kirjaa laskun tiedot myöhemmin manuaalisesti kirjanpitoon.
Ostolaskut
Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon hankalimmista ja työläimmistä prosesseista, joka syö yllättävän määrän resursseja. Pahimmillaan jopa
80% taloushallinnon työstä koostuu pelkästään myynti- ja ostolaskuista.
Perinteisessä mallissa ostolaskut otetaan vastaan paperimuodossa.
Pienemissä yrityksissä vastaava henkilö avaa laskun, mapittaa sen ja maksaa sen jossain vaiheessa manuaalisesti verkkopankissa. Suuremmissa yrityksissä saapunut lasku saattaa kulkea ensin useamman henkilön pöydälle tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi, ennen kuin siitä voidaan luoda maksuaineisto pankkiin.
Kuukauden lopussa tilitoimiston asiakas järjestelee kaikki ostolaskut tiliotteen mukaiseen järjestykseen ja toimittaa tositteet muun aineiston mukana kirjanpitäjälle, joka toistaa samanlaisen manuaalisen tallennusprosessin omassa ohjelmistossaan.
Perinteinen ostolaskuprosessi tuo mukanaan lukuisia ongelmia, joista yksi on hitaus. Laskut näkyvät kirjanpidossa viiveellä, jolloin yrityksen todellista taloustilannetta on vaikea hahmottaa. Vastaanotettu lasku voi myös hävitä ja jäädä vahingossa maksamatta.
Palkanlaskenta
Yksinkertaisimmillaan palkat lasketaan perinteisessä toimintamallissa Excel-taulukossa. Työntekijät saattavat myös kirjata työtuntinsa lapuille, jotka esimiehen tarkastuksen jälkeen lähetetään tilitoimistoon käsiteltäväksi. Siellä palkanlaskija tarkistaa työtunnit, kirjaa ne manuaalisesti ohjelmaan ja laittaa lopuksi palkat maksuun.
Riippumatta yrityksen omista käytännöistä perinteinen prosessi pitää aina sisällään useita manuaalisia työvaiheita, jotka vievät aikaa ja lisäävät virheiden syntymisen vaaraa.
Paperinen arkistointi
Suomen kirjanpitolain mukaan kirjanpito, tositteet ja tilinpäätös on säilytettävä huolellisesti.
Laki määrää esimerkiksi, että yrityksen tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on sen sijaan säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Yritykselle arkistointivelvollisuus tuo mukanaan useita haasteita. Sitä mukaa kuin yrityksen toiminta laajenee ja paperisen materiaalin määrä kasvaa, tarvitaan jatkuvasti uutta arkistointitilaa.
Muuttotilanteissa laajan arkiston turvallinen kuljettaminen paikasta toiseen voi olla haastavaa. Paperista arkistoa on myös vaikea suojella ympäristön vaikutuksilta: esimerkiksi tulipalon tai vesivahingon sattuessa paperinen arkisto voi tuhoutua.
Kannattaako siirtyminen sähköiseen taloushallintoon?
Vastaus tähän kysymykseen on kiinni pitkälti omista mieltymyksistä. Kokemuksemme pohjalta voimme kuitenkin sanoa: hyvin usein sähköistäminen kannattaa. Lue tarkemmin, mitä sähköinen taloushallinto on käytännössä.
Sähköisessä taloushallinnossa yllämainitut prosessit hoituvat muutamalla klikkauksella samassa järjestelmässä, mikä puolestaan auttaa vähentämään rutiinitehtäviin käytettävän ajan määrää sekä yrityksessä että tilitoimistossa. Arkistointi voidaan hoitaa pilvipalvelun avulla paperittomasti. PK-yrityksille sopiva Procountor on täysiverinen kirjanpito-ohjelma.
Prosessien digitalisoimisesta hyötyy myös pienempi yritys. Sooloyrittäjille suunnattu Procountor Solo on pienyrityksen laskutusohjelma, joka on suunniteltu nimenomaan mikroyritysten tarpeisiin.