Eero Pitkäsalo / 01.06.2022

Yritys, näin onnistut sähköisen taloushallinnon ohjelmiston valinnassa

Taloushallinnon sähköistymistä selvittänyt tutkimuksemme vuodelta 2018 (N=832) kertoo, että suomalaisista yrityksistä jopa reilulla 80 prosentilla on käytössään sähköinen taloushallinnon ohjelmisto ja osuus on noussut huimasti viime vuosien aikana. Yritykset eivät ole ainoastaan kiinnostuneet tehostamaan taloushallinnon rutiinejaan, vaan myös ryhtyneet konkreettisiin toimiin. Tehokkuus onkin avainsana, kun puhutaan reaaliaikaisen taloushallinnon hyödyistä.

Sähköisten taloushallinnon ohjelmistojen hyödyntäminen laajenee kiihtyvällä tahdilla. Suurin osa yrityksistä on tutkimuksemme mukaan ottanut sähköisen taloushallinnon ohjelmiston käyttöönsä viimeisen 12 kuukauden aikana. Kiinnostavaa on myös, että uusista yrityksistä suurin osa valitsee nykyaikaisen, reaaliaikaiseen taloushallintoon pohjautuvan ratkaisun. Viime aikoina olemme nähneet, miten todella moni yritys on siirtynyt perinteisestä taloushallinnosta digitaaliseen ratkaisuun ja näin saavuttanut säästöjä, kilpailuetua ja paremman ymmärryksen yrityksensä taloudellisesta tilanteesta. Entistä monipuolisemmat palvelupaketit puoltavat sitä, että nyt jokaiselle löytyy sopiva ratkaisu digitaalisen taloushallinnon parista.

Miksi sähköinen?

Yhteiskäyttöinen ohjelmisto tarkoittaa sitä, että sekä yrityksellä että tilitoimistolla on pääsy samoihin tietoihin. Yhteistyö nopeutuu ja tieto kulkee sujuvammin, kun yrityksen ei tarvitse toimittaa enää mitään paperimuotoista tilitoimistoon. Työnjaosta voi sopia tapauskohtaisesti joustavasti. Toisissa yrityksissä taloushallinto halutaan hoitaa pitkälle omin voimin, toiset haluavat ulkoistaa suurimman osan rutiineista. Yhteiskäyttöinen ohjelmisto antaa tähän mahdollisuuden. Lisäksi monet manuaaliset työvaiheet ja rutiinit voidaan automatisoida kokonaan.

Pilvipalveluna toimiva sähköinen taloushallinnon ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden talousasioiden hoitamiseen missä ja milloin tahansa. Reaaliaikaisen taloustilanteen ja päätöksiä tukevat raportit näkee ohjelmasta vuorokauden- ja kellonajasta riippumatta. Lisäksi huoli arkistoinnista ja varmuuskopioinnista poistuu, koska ohjelmisto huolehtii siitä automaattisesti.

Miten valita omalle yritykselle sopivin ohjelmisto?

Taitava tilitoimistokumppani on hyvä suosittelija. Tilitoimiston puoleen kannattaa kääntyä, kun pohdinnassa on sähköisen taloushallinnon ohjelmisto omaan yritykseen. Tilitoimistoissa on ohjelmistojen käyttökokemusta ja -osaamista. Huomiota kannattaa myös kiinnittää esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

  • Onko ohjelmisto aito pilvipalvelu? Toimiiko ohjelmisto selainpohjaisesti niin, ettei sen käyttöönotto tai ylläpito vaadi asennuksia tai tai muita toimenpiteitä?  
  • Onhan ohjelmisto riittävän monipuolinen? Löytyykö siitä kaikki taloushallinnon tehokkaaseen hoitamiseen tarvittavat osaset, esimerkiksi myyntilaskutus, ostojen käsittely, matkalaskut, reskontranhoito, kirjanpito ja ajantasainen raportointi – ilman erillisiä lisäosia ja kilkkeitä? Jos yhdessä ohjelmistossa on kaikki tarvittava ja siihen on vielä mahdollista integroida muita palveluita, yrityksen taloushallinto hoituu tehokkaasti.
  • Tukeeko ohjelmisto mobiilikäyttöä? Mobiilin merkitys kasvaa ohjelmistopuolella jatkuvasti.
  • Onko ohjelmiston käyttöön saatavilla veloituksetonta ja laadukasta käytön tukea? Uuden ohjelmiston käyttöönotto on yrityksessä merkittävä hanke, ja alussa esille saattaa nousta kysymyksiä, joiden selvittämiseen ei yrityksessä kuitenkaan ole rajattomasti aikaa ja resursseja. Tällöin arvokkaaksi nousee maksuton ja hyvin palveleva asiakastuki, josta saa apua monikanavaisesti.

Kysy ainakin nämä kysymykset

Tilitoimiston kanssa kannattaa sopia ainakin näistä asioista:

  • Miten työnjako sovitaan esimerkiksi taloushallinnon ja palkanlaskennan osalta?
  • Millaisia käyttöoikeuksia työntekijät tarvitsevat?
  • Millaista koulutusta tarvitaan?
  • Millaisia raportteja yrityksen taloudellisesta tilanteesta tarvitaan?

Löydät täältä lisää hyödyllisiä vinkkejä reaaliaikaisen taloushallinnon ohjelmiston valintaan.

Tutustu blogikirjoitukseemme yksinyrittäjille suunnatusta Procountor Solo -ohjelmistosta

Eero Pitkäsalo

Eero työskentelee Accountor Finagolla sisällöntuotannon asiantuntijana. Eero on markkinoinnin sekatyöläinen, jolle asiakasta palveleva sisältö on työn kulmakivi.