Accountor Finago / 28.06.2022

Yrityksen talouden raportointi – mitä, miksi, miten?

Mitkä ovat yrityksenne taloushallinnon ja talouden raportoinnin muodot? Mikä taloushallinnon prosesseissa toimii, missä on vielä kehittämistä? Toimiiko laskutuskierto tehokkaasti? Saatteko riittävästi oikea-aikaista tietoa kassavirtatilanteesta? Hyödynnättekö automaatiota kaikissa mahdollisissa vaiheissa, jotta prosessit ovat kustannustehokkaita, luotettavia ja läpinäkyviä?

Yrityksen kirjanpidossa olennaista on saada riittävästi reaaliaikaista tietoa talouden tilasta.

Oikeat, tämän hetkiset luvut ovat perusta päätöksille, mutta yhtä lailla selkeiden raporttien merkitys korostuu paitsi päätöksenteon tukena, myös esimerkiksi silloin, kun yritys hankkii ulkopuolista rahoitusta ja neuvottelee sen ehdoista, raportoi sijoittajilleen tai tekee investointipäätöksiä.

Yritykset, joiden taloushallinnossa hyödynnetään automaatiota, saavat taloustietoa tarvittaessa ajasta ja paikasta riippumatta silloin, kun sitä tarvitaan. Taloushallinnon järjestelmästä haetut raportit pohjautuvat ajan tasalla olevaan tietoon, ja niiden hyödyntäminen on monipuolista ja nopeaa, kun raporteilta on mahdollisuus porautua tarvittaessa aina tositetasolle saakka.

Millainen on hyvä raportti?

Hyvä raportti on helppolukuinen. Se on visuaalinen ja sisältää analytiikkaa ja trendejä. Olennaisinta on, että raportti vastaa tarpeeseen: sen tulee sisältää käyttäjälleen riittävä ja relevantti tieto. Hyvässä raportissa sisältö on ajantasaista ja helppoa käyttää. Yleinen raportoinnin trendi nykyään on ennakoivaan tietoon panostaminen kokoomaraporttien sijaan.

Hyviä raportteja on moneen lähtöön. Esimerkiksi kasvuvaiheessa oleva pieni start-up-yritys tarvitsee hyvin erilaista raportointia kuin globaali, vakaan liiketoiminnan vaiheessa oleva jätti. Raporteissa voidaan korostaa esimerkiksi poikkeamia edellisen ajanjakson lukuihin tai ennusteisiin verrattuna. Monesti on kätevää, jos raportin lukija/ käyttäjä pystyy kommentoimaan mielenkiintoisia tuloksia ne huomattuaan ja jakamaan havaintonsa muille. Parasta on, jos raportteihin pääsee kiinni myös muilla laitteilla kuin omalla työkoneella, tarvittaessa vaikkapa matkapuhelimella – tämä tuo joustavuutta, tiedon tarve kun aina katso aikaa ja paikkaa.

Hyvä raportti on:

  • Helposti saatavilla
  • Helppo käyttää
  • Oikeasisältöinen
  • Ajantasainen
  • Relevantti käyttäjilleen

Ulkoinen ja sisäinen raportointi

Raportointi voidaan jakaa ulkoiseen ja sisäiseen raportointiin.

Näistä ulkoinen on niin sanottua virallista talousraportointia sisältäen esimerkiksi tilinpäätös– ja muun viranomaisraportoinnin. Ulkoisella raportoinnilla yritys täyttää lakisääteisiä velvollisuuksiaan ja taloustietoja raportoidaan eteenpäin esimerkiksi verottajalle.

Sisäinen ja johdon raportointi on sen sijaan liiketoimintalähtöistä. Se voi olla käyttötarpeesta katsottuna muun muassa talous- ja tulosraportointia, talousohjauksen raportointia sekä liiketoimintatiedon hallintaa ja analysointia. Sisäisen raportoinnin merkitys korostuu tässä ajassa erityisesti, koska digitalisaation mukanaan tuomat nopeat markkinamuutokset ja taloustilanteen vaihtelut tekevät johtamisesta ja ennustamisesta yhä haastavampaa ja päätöksenteosta nopeasyklistä.

Hyvä sisäinen raportointi lähtee liikkeelle yrityksen strategiasta ja tukee liiketoimintaa ja strategian toteuttamista. Sen perustana ovat laadukkaat, huolella suunnitellut perustiedot. Tiedon tuottaminen ja hyödyntäminen vaativat, että analysoitava pohjatieto luotettavaa ja hyvänlaatuista. Sisäisillä raporteilla voidaan raportoida esimerkiksi kustannuksia, myyntilukuja tai kannattavuutta dimensioittain.

Sisäinen raportointi on yhteistyötä parhaimmillaan. Siinä pelkkä talousyksikön raporttien luominen ei auta pitkälle, vaan raporttitarpeiden on tultava liiketoiminnasta, jotta mitataan oikeita, liiketoiminnalle relevantteja asioita. Raportointi ei myöskään ole kerralla kuntoon -tyyppinen hanke, vaan jatkuva prosessi, jonka tulee seurailla liiketoiminnan kehitystä ja siinä tapahtuvia muutoksia.

Kun raporttien tunnuslukuja määritellään, on tärkeää pohtia huolellisesti tavoitearvot. Mikä on hyvä taso, missä kohtaa vaaditaan korjaavia toimenpiteitä? Raporttien tulee ennen muuta näyttää lukijalleen poikkeamat selkeästi verrattuna ennusteisiin ja aiempiin toteumalukuihin. Jatkuvasti seurattavien raporttien rinnalle tarvitaan toisinaan pikaisesti tiettyyn tilanteeseen luotu raportti, joka joudutaan usein muodostamaan manuaalisesti poikkeustilanteessa. Näiden erikseen tiettyihin tilanteisiin luotujen raporttien tilannetta kannattaa seurata. Jos samaa, erikseen luotavaa raporttia tarvitaan kovin usein, kannattaa se lisätä vakioraporttien joukkoon. Säästyy aikaa ja manuaalisia työvaiheita.      

Ulkoinen raportointi

  • Staattista, lakien ja säädösten säätelemää
  • Kirjanpitoon perustuvaa, numeerista
  • Aikasyklinä esim. kuukausi, kvartaali tai vuosi
  • Yleisimpiä raportteja:
  • tilikohtaiset tuloslaskelmaja taseraportit,
  • viranomaisilmoitukset, arvonlisäveroraportointi, muu veroraportointi

Sisäinen raportointi

  • Liiketoimintalähtöistä ja dynaamista, luonteeltaan lähes reaaliaikaista
  • Tavoitteena poikkeamien esille nostaminen
  • Tietoja yhdistellään useasta eri lähteestä
  • Perustuu pääosin kirjanpidon tositteille syötettyihin dimensioihin
  • Raportoidaan esimerkiksi myyntiä, kustannuksia ja kannattavuutta eri dimensioilla
  • Esille tunnuslukujen poikkeamat verrattuna esim. ennusteisiin tai edellisen jakson toteumaan
  • Ad hoc -raportit satunnaisiin tarpeisiin, muodostetaan usein manuaalisesti

Budjetointi ja ennustaminen

  • Budjetti auttaa suunnittelussa ja päätöksenteossa
  • Sen avulla suunnitellaan esim. investoinnit, rekrytoinnit ja rahoitus
  • Tavoitteet tärkeitä, niitä tulisi voida päivittää ketterästi
  • Ajantasainen ennustaminen
Kuvassa ihmiset hymyilevät. Raporttien käyttäjät

Raporttien käyttäjät

Koska yrityksissä on tyypillisesti monia eri ryhmiä, jotka käyttävät ja tarvitsevat työssään taloushallinnon raportteja, kannattaa niiden sujuvaan jakeluun kiinnittää huomiota.

Erilaisia tapoja jakaa raportteja ovat muun muassa

  • Yhteinen raporttiportaali
  • Itsepalvelumalli, jolloin käyttäjällä on oikeudet raportointijärjestelmään omien käyttäjäoikeuksien rajoissa
  • Raporttien automaattinen jakelu esim. sähköpostilla

Tehokkainta on, jos käyttäjä pääsee itse kiinni raportointijärjestelmään, hänen on mahdollista porautua raporteilta jopa tositetasolle saakka ja muokata omaa näkymäänsä dynaamisesti tarpeidensa mukaan.

Tekoälyn mahdollisuudet raportoinnin kehittämisessä

Robotiikan ja tekoälyn mahdollisuudet raportoinnin kehittämisessä ovat merkittävät.

Raportointiin voidaan yhdistää tekoälyä tukemaan tiedon luokittelua ja ennustamista. Ohjelmistorobotiikan avulla on mahdollista automatisoida vakioitujen raporttien tuottamista ja jakelua.

Koneoppimista voidaan hyödyntää

  • Datan luokitteluun ja tulkintaan, mm. syy-seuraussuhteet
  • Uuden tiedon ennustamiseen vanhan pohjalta
  • Poikkeamien havaitsemiseen suurista tietomääristä
  • Sanallisten selitysten ja toimenpide-ehdotusten muodostamiseen raporteille.

Edelleen myös ihmistä tarvitaan. Ihminen tehnee jatkossakin suurimman osan päätöksistä, mutta niihin saa apua tekoälyn tekemistä ehdotuksista.

Millaisia sisäisiä raportteja kannattaa seurata?

Sisäisten raporttien tarve vaihtelee totta kai liiketoiminnan mukaan ja lähtee liikkeelle aina sen omista lähtökohdista. Monia hyödyttävät esimerkiksi:

  • myyntilaskutukseen liittyvät raportit, kuten myynnit tuotteittain, asiakkaittain tai myyjittäin tai yhtä lailla vaikkapa maakohtaiset myynnit
  • ostolaskutukseen liittyvät raportit, kuten myöhästyneet maksusuoritukset, erääntyneet laskut tai ylipäänsä ostolaskujen ja saatavien määrä
  • ostoreskontraan liittyvät raportit, kuten avoimien ostolaskujen määrä yhteensä tai toimittajien mukaan jaoteltuna
  • myyntireskontraan liittyvät raportit, kuten avointen myyntilaskujen määrä
  • matka- ja kululaskuihin liittyvät raportit, kuten matkapäivien määrä ja matkojen määränpäät, matkakustannukset.

Yllä oleva lista ei ole kaikenkattava, vaan vain pieni silmäys sisäisen laskennan mahdollisuuksiin. Hyvin laadituilta ja tarkoituksenmukaisilta raporteilta yrityksen päättääjät näkevät nopeasti, jos yrityksen taloushallinnon kokonaisuudessa tapahtuu jotain poikkeavaa. Hyvä raportti näyttää nämä poikkeamat ensisilmäyksellä ja mahdollistaa sen, että niihin päästään porautumaan tarkalla tasolla tarpeen tullen.

Helpota raportointiasi ja siirry sähköiseen taloushallintoon

Aloita Procountoriin tutustuminen 20 sekunnissa

Turvallista ja aikaa säästävää taloushallintoa.

  • Helppo myynti- ja ostolaskutus
  • Automatisoitu kirjanpito
  • Sujuva palkanlaskenta
  • Näppärä mobiilikäyttö
  • Paperiton yhteistyö tilitoimiston kanssa
  • Erinomaiset raportointityökalut

Autamme eteenpäin oikean ohjelmiston valinnassa.

Accountor Finago