Jussi Räsänen / 27.10.2021

Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanotto Procountor Sololla sekä miten verkkolaskulaki vaikuttaa näihin?

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa.

Procountor Solon kautta verkkolaskun luomiseen ja lähettämiseen et kuitenkaan tarvitse sen kummempaa teknistä osaamista kuin sähköpostilaskun lähettämiseenkään. Huolehdimme puolestasi kaikista teknisistä asioista ja varmistamme laskun perillemenon.

Lähettämäsi lasku kulkeutuu vastaanottajalle verkkolaskuoperaattorin avulla muutamassa minuutissa. Verkkolaskuoperaattorin voit ajatella ikään kuin sähköisen laskutuksen postitoimistona, joka vastaanottaa laskut ja välittää ne eteenpäin oikealle taholle.

1.4.2020 voimaan tulleen verkkolaskulain myötä yrityksillä tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina, jos asiakkaanasi on yrityksiä tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajan ei tarvitse maksaa muilla tavoin saapuneita laskuja, jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa laskut verkkolaskuna.

Mitä hyötyä on verkkolaskuksesta?

Moni yritys on kyllästynyt paperilaskujen käsittelyyn. Kun laskut saapuvat postilaatikkoon paperiversioina, pitää ne käsitellä manuaalisesti: kuvata tai skannata lasku ja kirjoittaa laskulla olevat tiedot. Tämä vie aikaa. Verkkolaskut yleisesti siis vähentävät paperin määrää, manuaalisuutta ja säästävät näin aikaa ja kustannuksia.

Jotkut yritykset saattavat joutua ottamaan verkkolaskut käyttöönsä myös pakolla, sillä toimittajat eivät suostu enää paperilaskujen lähettämiseen. Vaikka toimittaja tähän vielä suostuisikin, sisältävät paperilaskut yleensä muutamien eurojen suuruisen paperilaskulisän. Senkin voisi säästää.

Verkkolaskutuksessa on monta etua verrattuna esim. Sähköposti- tai tulostuspalvelun laskuihin:

  • Verkkolaskutus on halvempaa paperilla lähetettäviin laskuihin verrattuna – eron huomaat varsinkin laskumäärän kasvaessa.
  • Verkkolaskujen maksaminen onnistuu nopeammin paperi- ja sähköpostilaskuihin verrattuna.
  • Verkkolaskutus vähentää virheitä, koska vastaanottajan ei tarvitse näpytellä laskutietoja manuaalisesti uudelleen. 
  • Verkkolasku on vaivatonta maksaa, joten sen tarjoaminen asiakkaillesi on samalla hyvää asiakaspalvelua ja antaa yrityksestäsi ammattimaisen kuvan.
  • Ostajan näkökulmasta katsottuna sähköinen laskutus vähentää myös huijauslaskujen ja erilaisten petosten riskiä.
  • Ajan ja rahan lisäksi verkkolaskutus säästää myös luontoa, koska saat karsittua paperitulosteiden määrää taloushallinnossasi.
  • Tehokkuuden lisääntyminen. Verkkolasku saapuu suoraan Procountor Soloon ja tiedot on täytetty valmiiksi. Sinun tehtäväksi jää vain maksaa lasku.
  • Isojen yritysten ja toimijoiden kanssa saumattomampi yhteistyö – voit sopia verkkolaskutuksesta mm. seuraavien hallinnollisten toimijoiden kanssa: Verohallinto, Telia
    Posti, DNA. Lisää yrityksiä ja niiden tietoja voit tarkistaa Tieken palvelusta. 
  • Tulevaisuuteen varautuminen ja yrityksesi imagon kehittäminen. Verkkolaskutus on Suomessa nyt jo B2B-kaupassa valtavirtaa varsinkin isoillla yrityksillä. Myös pienyrityksissä tulevaisuuden trendiin kannattaa alkaa varautua ajoissa. Vastaanottamalla verkkolaskuja pienikin yritys voi olla imagollisesti yhtä varteenotettava vaihtoehto kuin isommat pelurit omalla alallaan.

Miten verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanotto toimii käytännössä?

Verkkolaskun lähettäminen ei sinänsä eroa juurikaan paperi- tai sähköpostilaskun lähettämisestä. Kun olet avannut Procountor Solon ja näppäillyt laskutiedot kuntoon normaaliin tapaan, valitset vain laskun lähetystavaksi verkkolaskun.

Procountor Solo pitää automaattisesti huolen siitä, että lasku on nykyisten verkkolaskustandardien mukainen ja kaikki pakolliset laskumerkinnät on huomioitu.

Sitten tarvitset enää asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen lähettääksesi laskun perille. Ellet ole saanut osoitetietoja asiakkaaltasi, voit tarkistaa ne kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta. Useimmiten ajantasaisin tietolähde on kuitenkin asiakasyritys itse.

Kaikilla Procountor Solon täysversiota käyttävillä käyttäjillä on automaattisesti käytössä myös verkkolaskujen vastaanottomahdollisuus. Näet oman verkkolaskuosoitteesi avaamisen jälkeen Solon käyttöliittymän kautta ”Asetukset” -> ”Verkkolaskutus”.

Laskut tulevat Solo -tilillesi automaattisesti, jos lähettäjä on lähettänyt sen verkkolaskuna. Näet verkkolaskuina saapuneet laskut ”Maksut” näkymän kautta, josta pääset myös ne maksamaan. Lue lisää verkkolaskutuksesta

Verkkolaskulaki – oikeus vaatia laskut verkkolaskuina

EU:n verkkolaskudirektiiviin pohjautuvan lain tavoitteena on vauhdittaa siirtymistä sähköiseen laskutukseen ja yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Sen myötä yrityksillä ja julkishallinnoilla on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Isossa kuvassa laki mahdollistaa siis enemmän automatisointia, vähentää virheitä sekä poistaa manuaalisen työn vaiheita.

Yhtenäinen standardi mahdollistaa tehokkaammat taloushallinnon prosessit, kun laskujen tietosisältö kulkee oikein suoraan sähköisessä muodossa. Ja tottahan toki verkkolasku on myös se ekologinen vaihtoehto.

Vuonna 2020 voimaan astunut laki koskee sekä julkishallintoa että yrityksiä. Lain myötä Suomen valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja ja yrityksillä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina.

Lain myötä laskun vastaanottajalla on oikeus jättää laskut maksamatta, jotka tulevat paperisena tai PDF muodossa, jos laskun toimitustavasta on erikseen sovittu tai on pyydetty verkkolaskua. 

Kaikilla Procountor Solon käyttäjillä on mahdollisuus sekä lähettää että vastaanottaa laskut verkkolaskuina. Me pidämme huolen siitä, että laskusi täyttävät standardin mukaiset tiedot.

Lain myötä myös sinä voit vaatia laskut verkkolaskuina

Sinunkin laskujen käsittely on helpompaa, jos otat käyttöön verkkolaskujen vastaanottamisen. 

Verkkolasku tulee automaattisesti Procountor Soloon, jossa sitä voi tarkastella ja hyväksyä maksuun. Kun lasku on maksettu, se menee automaattisesti kirjanpitoon, jossa kirjanpitäjä saattaa lisätä siihen vielä omia merkintöjään.

Verkkolaskun käsittelyaika on huomattavasti pienempi, kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti ja voit hyväksyä ja maksaa laskun vain parilla klikkauksella.

Lue lisää Solon ohjeista miten otat vastaan verkkolaskun ja maksat sen

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Accountor Finagolla markkinoinnin ja myynnin asiantuntijana.