Piia Similä / 20.10.2015

Kuinka sähköinen taloushallinto edistää kestävää kehitystä?

Sähköisen taloushallinnon avulla yritys voi toteuttaa kestävää kehitystä samalla kun se tehostaa toimintaansa. Pienikin yritys säästää yli 20 työtuntia joka kuukausi siirtämällä taloustiedot käsiteltäväksi sähköisesti. Näin vähennetään toimiston ilmastokuormitusta.

Yritysten taloushallinnon hiilijalanjälki muodostuu kahdesta osasta: yrityksessä tehtävästä työstä (esim. osto- ja myyntilaskujen sekä kuittien käsittely) ja tilitoimistossa tehtävästä työstä sekä siellä käsiteltävistä dokumenteista.

Finanssialan Keskusliitto ja Taloushallintoliitto julkaisivat syyskuussa selvityksen, jossa kartoitettiin näihin tehtäviin kuluvaa aikaa ja niiden vastaamaa hiilijalanjälkeä.

Manuaalinen työ ei ole ympäristöystävällistä

Suomessa on vielä merkittävä määrä yrityksiä ja tilitoimistoja, jotka eivät ole sähköistäneet taloushallintoaan tai jotka käyttävät taloushallinnossaan ohjelmistoja, jotka eivät tue taloushallinnon tietojen automatisoitua käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi kirjanpidossa tehdään paljon manuaalista työtä, jolloin samoja tietoja syötetään toistuvasti käsin eri järjestelmien välillä ja prosessin eri vaiheissa.  

Automatisoitu eli aidosti sähköinen taloushallinto puolestaan tarkoittaa sitä, että tiedot syötetään järjestelmään vain kerran. Kun rakenne on sama laskuissa, kuiteissa sekä tiliotteissa ja tieto siirtyy sähköisessä muodossa, pystyy sähköisen taloushallinnon ohjelmisto tuottamaan näistä automaattisesti ja lähes viiveettä mm. verottajan tarvitsemat kausi-ilmoitukset sekä yrittäjän tarvitsemat raportit.

Finanssialan Keskusliiton ja Taloushallintoliiton yhteisenä tavoitteena on myös saada aikaan standardi, joka mahdollistaa myös korttiostojen tietojen automatisoidun tiedon siirtymisen taloushallinnon järjestelmiin. Tätä ei kannata kuitenkaan jäädä odottamaan vaan muistaa, että muilta osin taloushallinnon prosesseja on mahdollista ja syytäkin tehostaa merkittävästi, jos sitä ei ole vielä tehty yrityksessä. Konekielisillä tiliotteilla ja verkkolaskuilla olevat tiedot voidaan suoraan automatisoida. Automatisoimalla tietojen käsittelyä voit säästää huomattavasti sekä työaikaa että ilmastorasitusta.

Manuaaliseen ja sähköiseen taloushallintoon käytetty aika

Edellä mainitussa selvityksessä mitattiin taloushallinnon työhön kuluvaa aikaa alla olevan taulukon mukaan.

Nyttkuva_2015-10-16_kello_12.19.35

Lähde: Finanssialan Keskusliitto, Selvitys taloushallinnonalan ilmastovaikutuksista, 09/2015

Vaikutukset hiilijalanjälkeen

Koska erot ajankäytössä ovat suuria, selvityksessä laskettiin kaksi erilaista olettamusta.

  • Ensimmäisessä laskelmassa kaikki tilitoimistossa tehdään käsin ja työ perustuu paperilaskuista, kuiteista ja tiliotteesta tallennettavaan tietoon. Asiakasyrityksessä puolestaan tehdään myyntilaskut paperilla ja saapuvat laskut tulevat postitse.
  • Toisessa laskelmassa sähköisten laskujen ja kuittien tietojen käsittely on automatisoitu mahdollisimman pitkälle.

Automatisoinnin tuoma säästö työajassa ja hiilijalanjäljessä tehtäväkohtaisesti alla olevan taulukon mukaan.

Nyttkuva_2015-10-16_kello_12.19.49

Lähde: Finanssialan Keskusliitto, Selvitys taloushallinnonalan ilmastovaikutuksista, 09/2015

Selvityksessä arvioidaan, että lähes yrityskoosta riippumatta taloushallinnon tiedonkäsittelyn automatisointi tuo säästöä yrityksen ilmastovaikutuksiin 80–90 prosenttia.

Kestava_kehitys3

Lähde: Finanssialan Keskusliitto, Selvitys taloushallinnonalan ilmastovaikutuksista, 09/2015

Suuremmissa organisaatioissa automatisoinnin positiiviset ilmastovaikutukset kasvavat vielä merkityksellisemmiksi. Tämä johtuu erityisesti siitä, että työmäärä vähentyy ja työaikaa voidaan käyttää entistä enemmän neuvontaan tai laskentaan. Kirjanpitäjän toimenkuva painottuu yhä enemmän konsultatiiviseen asiantuntijatyöhön. Lisäksi töitä voidaan tehdä joustavammin etänä, jolloin liikenteen päästöt laskevat.

Miten yritys hyötyy?

Yhden ihmisen yrityksessä paperilla tehty taloushallinto vie viisi tuntia kuukaudessa, mutta automatisoituna aikaa kuluisi vain puolitoista tuntia. Pienehkö yritys puolestaan säästäisi yli 20 tuntia joka kuukausi. Mihin teidän yrityksessänne tämä aika voitaisiin käyttää?

Sähköisen taloushallinnon hyötyjä ovat muun muassa:

  • ostolaskujen automaattinen käsittely ja hyväksyntä

  • ostonlaskun alv-tiedot hyödynnetään kuukausiraportoinnissa 

  • kassaennusteet saa lähes reaaliajassa 

  • viranomaisraportit suoraan järjestelmästä viranomaisen järjestelmään. 

    Suomessa tehdään vieläkin puoli miljoonaa alv-raporttia paperilla. Raportissa arvioidaan, että jos koko alv-raportointi automatisoituisi, säästyisi vuodessa koko maassa työtä arviolta 250–300 henkilötyövuotta.

Kuinka vähentää taloushallinnon ilmastovaikutusta?

Hiilijalanjäljen pienentäminen taloushallinnossa on yksinkertaista. Vaihtamalla aidosti sähköiseen taloushallintoon teet yrityksestäsi huomattavasti ympäristöystävällisemmän. Kaupan päälle talousosastosi ja tilitoimistosi tekevät oikeita asioita ja voitte kehittää yrityksen liiketoimintaa yhdessä.

Jos haluat pienentää yrityksesi taloushallinnon hiilijalanjälkeä ja tehostaa esimerkiksi kirjanpitoasi, suosittelemme kokeilemaan sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa veloituksetta.

Piia Similä

Piia työskentelee Accountor Finagolla viestintäpäällikkönä. Piia on viestinnän osaaja, jolle pilkun paikalla on merkitystä, mutta ei ryppyotsaisesti vaan pilke silmäkulmassa.