Nelli Harjula / 23.06.2021

Kesän muistilista Procountorin käyttäjille

Kesä on tullut helteineen, ja lomasesonki on aivan nurkan takana. Varmoja kesän merkkejä ovat kesätyöntekijöiden saapuminen työpaikoille sekä kollegojen kesälomista kielivät automaattisähköpostit, jotka ilmestyvät sähköpostin Saapuneet-kansioon vastauksina lähettämiisi kalenterikutsuihin. Viime kesän tapaan kotimaanmatkailu, mökkeily ja erilaisissa luontokohteissa vierailu näyttäisivät kuuluvan vahvasti monien kesäsuunnitelmiin. Millaisia kesän merkkejä olet itse havainnut ja joko lomasuunnitelmat ovat valmiina? Onko tiedossa aktiivinen kotimaan kiertely vai kenties rauhoittavaa aikaa kesämökillä?

Käyttöoikeudet kuntoon

Ennen lomalle lähtöä on kannattaa hoitaa työasiat sellaiseen kuntoon, jotta tuuraajan on mahdollista ottaa työt hoitaakseen ja että lomailijaa ei tarvitsisi turhanpäiten häiritä työasioilla. Näin lomailija voi keskittyä yhteen loman tärkeimmistä tarkoituksista, eli töistä irtautumiseen ja palautumiseen. Procountoria ajatellen eräs ensiarvoisen tärkeä huomioitava asia ovat käyttöoikeudet.

Mikäli tuuraajan on tarkoitus hoitaa lomalla olevan työtehtäviä Procountorin puolella, hänelle tulisi määrittää samanlaiset käyttöoikeudet kuin lomalla olevalle henkilölle. Esimerkiksi, jos tuuraajan on tarkoitus laatia myyntilaskuja lomailijan puolesta, hänellä tulisi olla tarvittavat oikeudet myynteihin, jotta hän saa käyttöönsä tarvittavat myyntejä koskevat osiot Procountorissa ja kykenee täysipainoisesti hoitamaan sijaisuutensa. Mikäli tarkoitus on saada tuuraajalle täysin samat käyttöoikeudet kuin henkilölle, jota hän sijaistaa, Procountorissa voi näppärästi käyttää Käyttöoikeuksien kopiointi -toimintoa.

Eräs erityisen tärkeä käyttöoikeus, johon ainakin yhdellä töissä olevalla henkilöllä olisi äärimmäisen tärkeää olla jatkuvasti pääsy, on oikeus yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan. Kaikki oikeudet kyseiseen käyttöoikeuteen kuuluvat oletuksena Pääkäyttäjä-rooliin, mutta ne on mahdollista muokata myös muhin rooleihin, pois lukien Henkilökunta-rooli.

Oikeus käyttäjähallintaan on ensiarvoisen tärkeä, sillä se mahdollistaa muiden käyttäjien käyttöoikeuksien muokkaamisen tarpeen vaatiessa. Otetaan esimerkiksi edellinen tilanne, jossa tuuraajan olisi tarkoitus pystyä muodostamaan myyntilaskuja. On päässyt käymään niin, että käyttöoikeudet on unohdettu hoitaa kuntoon ennen sijaisuuden alkua ja nyt tuuraaja ei pääse laatimaan uusia myyntilaskuja. Tässä tapauksessa tuuraaja voi kääntyä Pääkäyttäjän tai kaikki oikeudet käyttäjähallintaan omaavan henkilön puoleen, ja käyttöoikeudet voidaan hoitaa kuntoon. Mutta entäpä jos kyseiset käyttöoikeudet omaava henkilö olisi myös ollut lomalla ja kukaan töissä oleva henkilö ei olisi näin ollen voinut tehdä muutosta? Tällöin olisi pakko ottaa yhteys lomalla olevaan henkilöön ja pyytää häntä kenties mökiltä tai aurinkotuolista käsin hoitamaan tilanne kuntoon. Kuinka helppoa tai vaikeaa häntä olisi tavoittaa ja kuinka paljon aikaa siihen kuluisi? Tällaisten kysymysten pohtimisen voi tyystin unohtaa, kunhan huolehditaan, että ainakin yhdellä töissä olevalla henkilöllä on oikeus yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan.

Yhteystietotarkistus kesän kunniaksi

Kesätyöntekijöiden aloittaessa työnsä Procountorin parissa heille luodaan joko uusi käyttäjätunnus tai vaihtoehtoisesti liitetään käyttäjän jo olemassa oleva käyttäjätunnus yrityksen Procountor-ympäristöön. Mikäli luodaan kokonaan uusi tunnus, on tärkeää, että uuden käyttäjän yhteystiedot syötetään huolellisesti, jotta käyttäjälle luotu käyttäjätunnus ja salasana lähetetään oikeisiin yhteystietoihin. Jos puolestaan lisätään olemassa oleva käyttäjätunnus yrityksen Procountor-ympäristöön, tulee olla tarkkana, että lisättävä käyttäjätunnus on juuri se, mikä on tarkoituskin lisätä. Käyttäjistä puhuttaessa on myös tärkeää muistuttaa, että käyttäjien omista tiedoista pitäisi löytyä ajantasaiset yhteystiedot, joiden avulla käyttäjät voivat tarvittaessa palauttaa kirjautumistunnuksiaan. Olisikin hienoa, jos näin kesän kynnyksellä kaikki Procountor-käyttäjät tekisivät pikaisen yhteystietojen tarkistuksen ja tarvittaessa myös päivityksen niihin.

Laskujen hyväksymiskierron ei tarvitse pysähtyä loman ajaksi

Käyttöoikeuksien ja yhteystietojen päivityksen ohella eräs lomien kannalta tärkeä huomioitava asia on laskujen hyväksymiskierto. Työssään laskujen asiatarkastusta tai hyväksyntää tekevien henkilöiden tuuraajat olisi hyvä määrittää loman ajaksi lomailijoiden tilalle laskujen hyväksymiskiertoon, jotta he voivat asiatarkastaa ja hyväksyä laskuja lomalla olijoiden puolesta. Näin hyväksymiskierto pyörii jouhevasti ja laskut siirtyvät asianmukaisesti maksuun, eivätkä ne jää turhaan odottelemaan lomalaisen töihin paluuta.

Tässä vielä loppuun pieni muistilista:

  • Varmista, että tuuraajallasi on tarvittavat käyttöoikeudet Procountoriin.
  • Varmista, että vähintään yhdellä töissä olevalla henkilöllä on kaikki oikeudet yrityksen Procountor-ympäristön käyttäjähallintaan.
  • Varmista, että laskujen hyväksymiskierto pyörii esimerkiksi siten, että tuuraajasi voi tarkastaa tai hyväksyä laskut puolestasi.
  • Ennen kaikkea: nauti kesästä ja lomastasi!

Ohjeilla onnistut

Löydät tarkat ohjeet yllä mainittujen asetusten määrittelemiseen  TÄÄLTÄ

Artikkeli on julkaistu alunperin 10.6.2020.

Nelli Harjula

Nelli työskentelee Accountor Finagolla sisällöntuotannon tehtävissä. Nellille on tärkeää informatiivinen ja ammattimainen viestintä positiivisella twistillä.