Jussi Räsänen / 30.06.2022

Etätyö – verovähennys, parhaat käytännöt ja pelisäännöt

nainen istuu matolla

Koronan aikana aloitettu laajamittainen etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Miljoonat suomalaiset työskentelee nyt etänä, joten meitä riittää.

Tärkeä syy etätyön lisääntymiseen on myös työkulttuurin muutos. Selän takana työntekoa vahtiva auktoriteetti ei ole enää nykypäivää – luottamus, omien töiden organisointi ja vastuu sen sijaan ovat. Täysin mutkatonta etätyö ei kuitenkaan ole.

Etätyön tekemiseen voi liittyä kustannuksia, kuten työhuoneen ja työvälineiden hankkiminen ja ylläpitäminen, joita saat onneksi vähentää verotuksessa.

Mitä eroa on kaavamaisella työhuonevähennyksellä ja vähennyksellä todellisten kulujen mukaan? Entä voitko vähentää nettiyhteyttä tai työvälineinä käyttämiäsi kuulokkeita?

Miten etätyötä kannattaa tehdä kotona? Miten etätyötä Suomessa säädellään? Mitä tulee ottaa huomioon etätyöstä sovittaessa?

Lue tästä artikkelista vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin etätyön verovähennykseen ja etätyön pelisääntöihin.

Artikkeli koostuu seuraavista pääteemoista:

Etätyö ja verovähennys

Etätyö kotona

Etätyön pelisäännöt

Etätyö ja verovähennys

2019 verotuksessa tulonhankkimismenoja vähensi 176 000 palkansaajaa. Koronan myötä keväällä 2020 arviolta miljoona palkansaajaa jäi etätöihin, joten etätyö ja verovähennykset koskettavat yhä useampia etätyötä tekeviä työläisiä. Etätöihin liittyvistä vähennyksistä verottaja on koonnut kattavan tietopaketin.

Verohallinto tekee kaikille palkansaajille automaattisesti 750 euron suuruisen tulonhankkimisvähennyksen, jotta pieniä vähennyksiä ei tarvitse ilmoittaa erikseen. Jos yhteenlasketut tulonhankkimismenot jäävät viime vuodelta 750 euron alle, menoja ei tarvitse ilmoittaa.

Tulonhankkimismenoja ovat muun muassa etätyöhön liittyvä työhuonevähennys, tietoliikennekulut ja työvälineistä aiheutuneet kulut. Mikäli teet paljon etätyötä, 750 euron suuruinen vähennys voi ylittyä helposti, jolloin asia kannattaa huomioida veroilmoituksessa.

Yksinkertaisin tapa tehdä verovähennys työhuoneesta: kaavamainen vähennys

Kaavamaisen työhuonevähennyksen saa, vaikka erillistä työhuonetta ei olisi. Kuluista ei tarvitse esittää erikseen selvitystä.

Työhuonevähennyksen summa määräytyy etätyöpäivien mukaan. Kaavamainen työhuonevähennys kattaa työhuoneen vuokran, valon, sähkön, lämmön ja siivouksen. Kalusteet, eli työpöytä tai työtuoli sisältyvät kaavamaiseen vähennykseen, eli niitä ei voi vähentää enää erikseen. Vähennyksen saadakseen OmaVerossa pitää raksittaa, kuinka paljon on tehnyt etätöitä viime vuonna: yli vai alle puolet koko vuoden työpäivistä vai satunnaisesti.

Jos on tehnyt kokopäiväisesti etätöitä yli puolet viime vuoden kaikista työpäivistä, kaavamaisen työhuonevähennyksen suuruus on 900 euroa. Jos etätöitä on puolestaan tehnyt säännöllisesti alle puolet vuoden työpäivistä, kaavamaisen työhuonevähennyksen suuruus on 450 euroa. Satunnaisesti etätöitä tekevät saavat kaavamaisen 225 euron vähennyksen. Jos puolisoista kumpikin on tehnyt etätöitä, molemmat voi tehdä kaavamaisen työhuonevähennyksen etätyöpäivien määrän mukaisesti.

Ilmoitat veroilmoituksessa kaavamaisen vähennyksen kohdassa OmaVerossa kohdassa Muut vähennykset – Tulonhankkimismenot – Palkkatulojen tulonhankkimismenot ja työhuonevähennys – Työhuonevähennys.

Kulut työvälineistä (säilytä kuitit)

Kaavamaisen vähennyksen sijaan etätyöstä aiheutuvia kuluja voi vähentää todellisten kulujen mukaan. Silloin vähennyksen hakijalla pitää olla tositteet tehdyistä hankinnoista.

Satunnaisesti etätöitä tehneet eivät voi vähentää kalustehankintoja todellisten kulujen mukaan, vaan etätyötä pitää olla tehty enemmän. Kannattaa myös huomioida, että jos hankinnat ja mahdollinen työtilakustannus eivät ylitä kaavamaisen työhuonevähennyksen summaa, ei kustannuksia kannata ilmoittaa todellisten kulujen mukaan.

Ilmoitat veroilmoituksessa kulut työvälineistä OmaVerossa kohdassa Muut vähennykset – Palkkatulojen tulonhankkimismenot ja työhuonevähennys – Työvälineet

Kulut tietoliikenneyhteydestä joko osittain tai kokonaan

Työhuonevähennyksen lisäksi voi vähentää kuluja itse maksetuista työvälinehankinnoista, kuten tietokoneen näytöstä tai näppäimistöstä. Hankittujen työvälineiden pitää olla pääasiassa työkäytössä.

Myös internetyhteydestä voi vähentää kuluja, työvälineiden ja työhuonevähennyksen lisäksi. Jos nettiyhteys on pääasiassa työkäytössä, kulut voi vähentää kokonaan. Jos internet on osittain työkäytössä, kuluista voi vähentää puolet. Jos puolisot käyttävät samaa nettiyhteyttä tulonhankinnassa, he voivat molemmat vähentää tietoliikenneyhteyden kuluja 25-50 % kulujen kokonaismäärästä

Ilmoitat veroilmoituksessa kulut tietoliikenneyhteyksistä OmaVerossa kohdassa Palkkatulojen tulonhankkimismenot ja työhuonevähennys – Muut menot

Tulonhankkimismenot vähentävät verotettavan tulon määrää

Tulonhankkimismenot vähentävät palkansaajan verotettavan tulon määrää. Jos hakee kaavamaista 900 euron työhuonevähennystä, oma verotettava tulo vähenee 150 euroa enemmän verrattuna siihen, että saisi vain automaattisen 750 euron tulonhankkimisvähennyksen. Verojen määrä riippuu tulojen suuruudesta.

Etätyö kotona

Nainen etätyössä kuvassa.

Niissä töissä, joissa etänä työskenteleminen on mahdollista, työnantajalle tarjoutuu oivallinen mahdollisuus lisätä henkilöstönsä valintojen määrää, mikä taas näkyy työtyytyväisyydessä. Autonomia on yksi työtyyväisyysmittareiden kärjessä  olevista tyytyväisyyttä lisäävistä asioista.

Vapauden toinen puoli on vastuu. Sen jännä piirre siinä on, että useimmiten vastuuta annettaessa sitä myös otetaan. Etätyöpäivänä käy kovin harvoin niin, että työt jäävät tekemättä, kun työnantaja ei ole ns. valvomassa tilannetta.

Etätyön miinuksia ovat esimerkiksi

  • Työ- ja vapaa-ajan raja voi hämärtyä
  • Töitä tulee helposti tehtyä liikaa ja uupumisen vaara on olemassa
  • Epäselvät sopimukset ja etätyöskentelyn säännöt saattavat aiheuttaa epäselviä tilanteita puolin ja toisin.

Etätyön hyviä puolia ovat esimerkiksi

  • Perheen ja työelämän yhteensovittaminen helpottuu
  • Keskittyminen paranee ja työn flow on helpompi saavuttaa, kun toimistolla olevat häiriötekijät on blokattu pois
  • Työmatkaan kulunut aika säästyy muuhun
  • Työnantajan mahdollisuudet parhaiden työntekijöiden rekrytoimiseksi paranevat, kun kaikkien työntekijöiden ei tarvitse asua toimiston lähialueilla.

Etäilijänä tarvitset ainakin

  • Itsejohtaminen taitoa: kun kukaan ei kerro, koska voisi olla tauon paikka, milloin aloittaa tai lopettaa työpäivä tai kuinka paljon tehdä, on kaikki kiinni sinusta itsestäsi. Tämä voi olla samaan aikaan siunaus tai kirous. Toisinaan päivät saattavat mennä menojaan, ja tuntuu, ettet saa mitään aikaiseksi. Toisinaan kierrokset käyvät niin nopeina, että tulosta syntyy enemmän kuin olisi tarpeenkaan.
  • Priorisointikykyä: suunnittele työpäiväsi sen mukaan, mitä ainakin pitää saada aikaan, luo realistisia aikatauluja ja unohda liiallinen aikaoptimismi. Samalla huomaat, että myös päivinä, jolloin tuntuu, ettei mitään ole tullut tehtyä, tuloksia kuitenkin syntyy. Asettamalla tekemiset tärkeysjärjestykseen aikatauluineen helpotat myös työkavereidesi mahdollisuuksia suunnitella omaa tekemistään – moni tekeminen on yhteistyötä, jossa yksi jatkaa siitä, mihin toinen lopettaa tai työt kulkevat limittäin ja kohtaavat sopivassa kohdassa.
  • Hyviä viestintätaitoja: ole selkeä, ystävällinen ja johdonmukainen. Etätöissä käytetään paljon kirjallista viestintää, ja erityisesti kirjoitetusta tekstistä on hankala löytää juuri ne sävyt, joita kirjoittaja on siihen tarkoittanut. Pohdi aina ennen jokaista lähettämääsi viestiä, millaisen sävyn olet siihen saanut. Harvoin kuulee harmistumista liian ystävällisistä viesteistä, tylyistä sen sijaan useinkin. Muista myös puhelin: joskus työkaverille pirauttaminen paitsi piristää päivää, saa aikaan viestisi välittymisen juuri oikeansävyisenä. Suullisesti dialogia on usein nopeampi ja sujuvampi käydä.
  • Läpinäkyvää työskentelytapaa: etänä mutta yhtenä tiiminä työskenneltäessä läpinäkyvä dokumentaatio korostuu entisestään. Kukaan ei tiedä, miten hienoa työtä olet tehnyt, jos työsi ovat tiiviisti omalla koneellasi. Jaa ajatuksia, kysele, kerro, miten etenet ja missä kohtaa tarvitset apua. Sopikaa yhdessä, kuinka dokumentoitte tekemisenne niin, että jokainen tietää, missä mennään, mitä on tehty ja mitä on tulossa.
  • Rohkeutta kysyä neuvoja ja pyytää apua: älä jää yksin, vaikka työskentelisitkin kotona yksiksesi. Usein neuvon kysyminen ihan pienessäkin asiassa säästää aikaa ja vaivaa. Vaikka ohjeet ja listat kannattaa tarkistaa ja Google on oiva kaveri, neuvon kysäiseminen työkaverilta voi olla kaikkein tehokkain tapa päästä eteenpäin. Laske neuvojen kysymisen rima tietoisesti alas ja soita työkaverille silloinkin, kun tuntuu, että asiasi on mitättömän pieni – tietenkin kohtuus kaikessa. Mieti tilannetta näin: jos kollegasi pyytää auttamaan, tuskin ajattelet, ettet auta. Eikä ajattele kollagasikaan, usko pois.

Etäjohtajana tarvitset ainakin

  • Itsejohtamisen taitoa: esimiesten työmäärä saattaa etätyöskentelyn aikana nousta ajoittain suureksi, kun tehtävää ja raportoitavaa on runsaasti ja asioiden selvittämiseen kuluu normaalia enemmän aikaa. Muista, että kun itse jaksat, huolehdit riittävästä levosta ja olet energinen, autat näin parhaiten koko organisaatiota.
  • Luottamuksellisen suhteen tiimiisi: etätyössä luottamus on koko homman kulmakivi. Jos et luota tiimiläisiisi, sinun ei olisi alu alkaenkaan kannattanut heitä palkata. Rajusti sanottu, mutta monesta lähteestä kuultu ehkä ainakin totuudensiemen. Yhteiset pelisäännöt ja avoin, läpinäkyvä tapa tehdä töitä auttavat tässä pitkälle.
  • Hyviä viestintätaitoja: kun viestintä hoituu muutoin kuin kasvokkain, korostuu niin sanottujen hiljaisten signaalien tulkinta. Avoimuus on kaiken keskiössä. Asioista kannattaa puhua ja viestiä avoimesti ja muistaa, että myös sillä, mitä et tule kertoneeksi ja mistä vaikenet, viestität jotain. Kun tiimi ei työskentele yhdessä, on erilaisille tulkinnoille vapaata kenttää temmeltää. Anna mahdollisuus kysyä, järjestä juttutuokioita, vastaa ja kerro, millä aikataululla mistäkin asiasta viestit. Pysy aikataulussa ja huomioi ajoitus. Avoimeksi jäävää ylätason viestiä ei kannata lähettää perjantai-iltapäivällä vaan sellaiseen ajankohtaan, johon saadaan luontevasti liitetty jatkoa, vaikkapa yhteinen palaveri, jossa viestiä käydää läpi. Pohdi myös viestintäkanavia. Mitä kannattaa lähettää pikaviestikanavissa, mitä sähköpostilla, mitä kertoa suullisesti jne.? 

Etätyön pelisäännöt

Naiset etätyössä ulkona rannalla.

Etätyö voidaan järjestää monella eri tavalla. Sen muotoja ovat:

  • Säännöllinen ja kokoaikainen etätyö, jolloin työntekijä työskentelee pääsääntöisesti muualla kuin työnantajan tiloissa. Tällaisessa tapauksessa asiasta on selkeyden vuoksi suositeltavaa tehdä kirjallinen sopimus.
  • Osittainen etätyö, jolloin työ tehdään pääosin työnantajan tiloissa. Tästäkin kannattaa sopia kirjallisesti kaikenlaisten epäselvyyksien välttämiseksi.
  • Satunnainen etätyö sovitaan aina tapauskohtaisesti erikseen eikä siihen tarvita kirjallista sopimusta. Tällöin etätyöstä sovitaan yleensä jostain yksittäisestä perustellusta syystä.

Suomessa työlainsäädäntö ja työehtosopimukset mahdollistavat etätyön tekemisen. Etätyö ei ole erillinen työsuhdemuoto, vaan tapa organisoida työ uudelleen. Etätyö ei siis lähtökohtaisesti vaikuta työntekijän asemaan: työsuhteen ehdot ja työntekijän työoikeudellinen asema säilyvät pääosin samoina. Etätyöstä voidaan sopia alkuperäisessä työsopimuksessa uuden työntekijän aloittaessa tai siirtyä myöhemmin työsuhteen aikana etätyöhön. Etätyöhön siirtyminen on vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle – kumpikaan ei siis voi lähtökohtaisesti vaatia tai pakottaa etätyöhön siirtymistä.

Etätyö ja sopiminen

Etätyön soveltaminen työpaikalla on hyvä aloittaa sopimalla, mitä etätyöllä organisaatiossa tarkoitetaan. Onko kyse kokonaan vai osittain varsinaisen työpaikan ulkopuolella tehtävästä työstä?

On myös mahdollista sopia ajoittaisesta etätyöstä, jolloin työntekijä voi tilanteen mukaan käyttää päivän tai osan päivää etätyön tekemiseen tiettyä keskittymistä vaativaa tehtävää varten. Tällaisesta ajoittaisesta etätyöstä ei tarvitse tehdä erillistä sopimusta. On kuitenkin tärkeää, että kaikki tietävät, millaisilla pelisäännöillä etätöitä tehdään.

Etätyöhön siirryttäessä on sovittava tietyistä järjestelyistä erikseen työntekijän ja -antajan välillä. Tällaisia asioita ovat muun muassa:

  • Miten raportointi järjestetään?
  • Entä yhteydenpito työpaikalle?
  • Millaista työaikaa etätyön tekijä noudattaa?
  • Kuka vastaa etätyön kustannuksista?

Näiden asioiden sopimiselle etätyön puitesopimus muodostaa hyvän pohjan. Suomen työmarkkinakeskusjärjestöt suosittelevat, että sen periaatteita noudatetaan etätyössä.

Työvälineiden hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta vastaa pääsääntöisesti työnantaja. Työntekijä puolestaan on vastuussa työvälineidensä käytöstä ja häneltä edellytetään huolellisuutta.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää myös etätyöntekijän tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan. Sen kustannuksista vastaa työnantaja. Tietosuojan on oltava samalla tasolla kuin työpaikalla työskentelevillä. Etätyö ei kuitenkaan rajoita työntekijän oikeutta yksityisyyden suojaan, jolloin esimerkiksi tarkkailujärjestelmien käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin.

Työsuojelua koskevat määräykset soveltuvat pääsääntöisesti myös etätyöhön.

Etätyö ja lainsäädäntö

Etätyöstä ei ole olemassa omaa erillistä lakiaan, mutta aiemmasta lainsäädännöstä poiketen se on mainittu erikseen uudessa työaikalaissa, joka astui voimaan 2020 vuoden alusta lähtien.

Työaikalain mukaan etätyö on nyt työaikasäätelyn piirissä toisin kuin aikaisemmin. Toisin sanoen etätyö on lainsäädännön näkökulmasta varsinaista työaikaa. Uudessa lainsäädännössä työaika on määritelty seuraavasti: ”työhön käytetty aika ja aika, jolloin työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä”. Uutta on, että työntekopaikka tarkoittaa laissa varsinaisen työpaikan lisäksi mitä tahansa paikkaa, jossa työntekijä hoitaa työnantajan määräämiä työtehtäviä. Aiemmin työntekopaikka on sidottu laissa varsinaiselle työpaikalle.

Etätyöskentelyä koskee sama lainsäädäntö kuin työpaikalla tehtävää työtä. Etätyössä työaika voi olla lakiin tai työehtosopimukseen perustuva säännöllinen työaika samalla tavalla kuin työpaikalla tehtävässä työssä.

Toinen vaihtoehto on työnantajan ja työntekijän sopimukseen perustuva työaika, esimerkkeinä joustotyöaika tai liukuva työaika. Työajan seuraamisvelvoite koskee myös etätyötä. Työnantajan täytyy järjestää seuranta ja työntekijän on velvollisuus käyttää seurantaa. Sen sijaan seurannanmuotoa ei ole laissa määritelty.

Etätyö on oikeus, muttei velvollisuus. Toisin sanoen työnantaja ei voi määrätä työntekijää etätyöhön, mutta työsopimukseen voidaan kirjata mahdollisuus siihen. Samalla tämä tarkoittaa sitä, että etätöissä voi kertyä ylityötunteja, ja saldon liukumia on mahdollista käyttää etätyöpäivinä.

Mitä etätyössä tulisi huomioida?

  • Selvitä tarkasti, mitä vakuutus esimerkiksi tapaturmatilanteissa korvaa, kun työntekijä työskentelee etätöissä.
  • Työantajan velvollisuudet eivät katoa, vaikka työntekijä työskenteleekin etänä. Kaikki tavalliset työn säännöt koskevat etätyötäkin.

Mitä joustotyö tarkoittaa?

Joustotyöajalla tarkoitetaan uutta työaikalain 13§:ssä määriteltyä sopimukseen perustuvaa mahdollisuutta järjestellä työaikaa. Joustotyöajassa puolet työajasta on työntekijän päätäntävallassa eli työntekijä voi päättää työajan sijoittumisen ja työnteon paikan. Joustotyöaika vaatii kirjallisen sopimuksen työntekijän ja työnantajan välillä. Sunnuntaityötä koskee seuravaa perussääntö: jos sunnuntaityö on työntekijän oma valinta, maksetaan normaali palkka, mutta jos sunnuntaityö on työnantajan edellytys, maksetaan työstä sunnuntaikorvaus.

Mitä joustotyöaikasopimuksessa tulee sopia?

  • Päivät, joihin työntekijä saa sijoittaa työaikansa
  • Viikkolepo, jonka tulee olla 35 tuntia seitsemän vuorokauden jaksolla silloinkin, jos työntekijällä on mahdollisuus työskennellä viikonloppuisin
  • Mahdollisesta kiinteästä työajasta, huom! kiinteää työaikaa ei ole mahdollista sopia klo 23-06 väliselle ajalle.

Verkkopohjaiset ohjelmat edistävät etätyöskentelyä

Monissa yrityksissä, joissa etätyökulttuuri on ollut vieras, on nyt poikkeusaikana huomattu, että tämähän toimii. Tulokset eivät synny siitä, että toimistolla käydään istumassa kahdeksan tuntia. Tulokset syntyvät silloin, kun tiimi tietää tavoitteet, saa kannustusta ja puhaltaa yhteen hiileen.

Etätyö voi helpottaa työn ja muun elämän yhteensovittamista. Se myös lisää vastuuta ja vastuunottoa omasta työstä sekä ilmaisee luottamusta työnantajalta. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa etätyön sekä yrityksen edustajille että kirjanpitäjillekin. Myös muut digitaaliset palvelut, kuten sähköinen allekirjoitus, takaavat sen, että turhan lampsimisen ja pendelöimisen toimistolle voi lopettaa.

Jussi Räsänen

Jussi työskentelee Accountor Finagolla markkinoinnin ja myynnin asiantuntijana.