Pekka Rauramo / 16.02.2022

Digitalisaatio luo mahdollisuuksia taloushallintoalalla

Vuosien saatossa taloushallintoala on käynyt läpi lukuisia muutoksia, ja nyt maailmanlaajuisena megatrendinä digitalisaatio muuttaa taloushallinon alaa murtamalla sen perinteisiä toimintamalleja. Vaikka aihetta on käsitelty paljon niin mediassa kuin tieteellisissä tutkimuksissa, on tieto siitä, millaiset käytännön vaikutukset digitalisaatiolla on etenkin tilitoimistoympäristöissä ja yritysten taloushallinnossa varsin vähäistä. Tämän takia oli hedelmällistä syventää aihealueen tietämystä tutkimalla ilmiötä yhteistyössä alan johtavan taloushallintopalveluja tarjoavan Accountor Finagon kanssa. Tutkimus tarjoaa katsauksen suomalaiseen tilitoimisto- ja taloushallintoympäristöön ja antaa rikkaan kuvauksen siitä, millaisina alan ammattilaiset kokevat digitalisaation vaikutukset. Tämä toimeksiantotutkimus suoritettiin osana kirjoittajan Pro Gradu -tutkielmaa Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun laskentatoimen laitokselle.

Tutkimuksen aineisto kerättiin 14 yrityksestä, jotka olivat Accountor FInagon asiakkaita tai jotka olivat toimintaympäristöltään ja profiililtaan yritykselle potentiaalisia asiakkaita. Tutkimusaineisto sisältää niin yhden hengen PK-yrityksiä kuin myös suuria kansainvälisesti toimivia yrityksiä. Aineiston keräämiseen hyödynnettiin puolistrukturoituja haastatteluja, joiden tarkemmat kysymykset löytyvät liitteessä olevasta tutkielmasta. Haastatteluihin osallistui yhteensä 15 taloushallinon sekä henkilöstöhallinnon ammattilaista.

Muutos lähtee yhteisymmärryksestä ja keskustelusta

Haastateltavien kokemuksien mukaan digitalisaatio on saanut varsin positiivisen vastaanoton sen vähentäessä huomattavasti rutiininomaisia työtehtäviä, kuten esimerkiksi tiliöintiä. Lisäksi haastateltavat kokivat digitalisaation kehittävän työtehtäviä ja näin ollen myös lisäävän työn merkityksellisyyttä. Haasteina tai mahdollisina ongelmakohtina puolestaan koettiin digitalisaation vaikutukset suorittaviin työtehtäviin, joiden tarvetta digitalisaatio tosiasiallisesti vähentää. Kyse on kuitenkin melko luonnollisesta kehityksestä, jossa työn tarjonta ei suoranaisesti vähenny vaan ainoastaan muuttaa muotoaan. Toisaalta digitalisaatio on vielä alkutaipaleella etenkin pienyritysten keskuudessa, ja tulevaisuudessa kehitys digitalisaation saralla todennäköisesti kiihtyy.

Nykyisessä tilanteessa organisaation sisäinen kehitys on vielä suhteellisen vähäistä ja moderneja ratkaisuja haetaankin paljon ulkoisilta toimijoilta, kuten Accountor Finagon kaltaisilta ohjelmistotaloilta. Suurena etuna tämänkaltaisessa mallissa voidaan kokea palveluntarjoajien kokonaisvaltaiset palvelut, jotka kattavat niin ratkaisujen käyttöönoton kuin mahdolliset ongelmatilanteet. Haastatteluiden pohjalta voidaan todeta, että kyseessä ei ole yleensä kertainvestointi, vaan yhteistyö on usein luonteeltaan jatkuvaa, jolloin ohjelmistotalot voivat jatkuvasti tarjota parannuksia jo käytössä oleviin ratkaisuihin sekä myös tarjota uudenkaltaisia ratkaisuja.

Digitalisaation ollessa varhaisessa vaiheessa yhtenä tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa, miten digitalisaatiota voitaisiin edistää organisaatioissa. Yhtenä keskeisenä löydöksenä havaittiin, että useimmissa tapauksissa kyse ei ole siitä, etteivät yritykset haluaisi siirtyä mahdollisimman digitaaliseen taloushallintoon, vaan pikemminkin siitä, että ulkoiset tekijät (esim. asiakaskunta) ja rakenteelliset tekijät (esim. organisaation kulttuuri, liiketoimintamallit ym.) saattavat jarruttaa muutosta. Haastatteluiden pohjalta digitalisaatiota edistäviksi tekijöiksi esitettiin seuraavia:

  • Liiketoiminnalliset hyödyt. Kilpailullinen markkinaympäristö pakottaa yrityksiä kehittämään toimintaansa, jotta nämä pystyisivät säilyttämään asemansa markkinoilla tai jopa saavuttamaan kilpailuetua suhteessa muihin alan toimijoihin. Lisäksi muutosten koettiin aiheuttavan vähemmän vastarintaa, mikäli muutosten ymmärretään johtavan konkreettisiin liiketoiminallisiin etuihin, kuten esimerkiksi pienentyneisiin kuluihin, parempaan laatuun tai vähentyneisiin työkustannuksiin.
  • Käyttäjäkohtaiset hyödyt. Käyttäjien näkökulmasta muutokset ovat helpompi hyväksyä, mikäli ne kehittävät tai helpottavat työn suorittamista. Näin ollen saavutetut hyödyt eivät keskity ainoastaan johdolle, vaan digitalisaation aiheuttama muutos voi olla myös positiivinen työntekijänäkökulmasta.
  • Otollinen muutosympäristö. Muutoksessa onnistumisessa voidaan nähdä korostuvan yrityksen henkilöstön ja yrityksen asiakkaiden muutosavoimuus, digiorientoituneisuus sekä muutosjohtaminen eli yrityksen kyky implementoida muutosta organisaation sisällä.
  • Taloudellinen näkökulma. Investoinnit uusiin digitalisaation tuomiin teknologioihin voidaan nähdä myös taloudellisina investointeina, mikäli niistä saatavat taloudelliset hyödyt ovat suurempia kuin investoinnista aiheutuneet kustannukset pitkässä juoksussa. Tämä näkökulma puolestaan ruokkii rationaalisia päättäjiä investoimaan resursseja tulevaisuuden teknologioihin.

Ennen kaikkea jokaisen näkökulman kohdalla haastatteluiden mukaan keskeisenä ajatuksena on läpinäkyvä ja avoin organisaatioiden sisäinen keskustelukulttuuri, jossa kunkin osapuolen näkökulmia käsitellään väheksymättä. Muutoksen ei tulisi tuntua ylhäältä alas vyöryteltyä, vaan sen tulisi olla ainakin jossain määrin osallistavaa. Loppujen lopuksi vain toteutuneella muutoksella on merkitystä.

Vaikka nykyhetkellä digitaalisen taloushallinnon palvelut ovat suuressa suosiossa ja valtavirran käytössä, osa yrityksistä hyödyntää yhä perinteisempiä taloushallinnon palveluita ja toimittaa esimerkiksi kirjapitoaineistoa mieluummin paperisessa formaatissa. Tutkimuksen löydökset esittävät, että etenkin vanhemman ikäpolven ihmiset eivät välttämättä halua siirtyä käyttämään digitaalisia ratkaisuja, ja joissain tapauksissa hinnoittelu ohjaa käyttämään ei-digitaalista taloushallintoa. Näin ollen digitalisaatioasteen kasvattamiseksi palvelujentarjoajien vaihtoehtona on ohjata kysyntää kohti digitaalisia palveluita mukauttamalla hinnoittelua, mikäli niiden käyttöastetta halutaan kasvattaa. Vanhempien ikäpolvien osalta taas ratkaisuna voi olla uusien palvelujen tehokkaampi kommunikointi ja markkinointi kentällä (ks. edellä mainitut hyödyt). Yhtenä keskeisenä ratkaisuna on myös käyttöönottotuki, jonka avulla voidaan vähentää uusiin teknologioihin kohdistunutta epävarmuutta.

Tilitoimistoalan mukautuminen ja tulevaisuudennäkymät

Tutkimuksen tuloksissa digitalisaation havaittiin muovaavan laskenta-ammattilaisten työnkuvaa kohti aiempaa konsultoivempaa roolia. Tämä tarkoittaa siis sitä, että laskenta-ammattilaiset voivat tulevaisuuden toimenkuvissaan tuottaa mahdollisesti enemmän lisäarvoa asiakkailleen esimerkiksi taloudellisen analyysin sekä konsultointipalveluiden muodossa uusien teknologioiden, kuten RPA (robotic process automation) mahdollistaessa siirtymisen pois rutiininomaisista työtehtävistä. Toisaalta tulevaisuuden roolin ymmärrettiin olevan myös jossain määrin monitoroiva, sillä taloushallinnon asiantuntijoiden vastuulla on myös valvoa, että prosessit sujuvat niin kuin ne on määritelty. Näin ollen taloushallinon asiantuntijoiden rooli ei ole suinkaan jäämässä koneiden jalkoihin, vaan alan ammattilaisille on tulevaisuudessakin kysyntää. Laskenta-ammattilaisia voidaan kuvata jopa funktion pääkäyttäjäksi, joiden keskeinen rooli on myös kehittää talouden prosesseja yhteistyössä IT-funktion kanssa.

Haastateltavien mukaan laskenta-ammatin relevanttiuden kannalta keskeistä on laaja-alainen ymmärrys taloushallinnosta mukaan lukien alan lainsäädännön ja muun oleellisen sääntelyn hallitseminen. Relevanttiuden kannalta onkin siis tärkeää, että ammattilaiset päivittävät jatkuvasti osaamistaan. Edellä mainitun lisäksi teknologinen osaaminen ja ajankohtaisten ohjelmistojen hallinta nähtiin kulmakivenä relevanttiuden säilyttämisessä. On myös hyvä ymmärtää, että liiketoiminnassa pohjimmiltaan on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta, jolloin koneen on vaikea, ellei jopa mahdoton korvata ihmisen roolia.

Voit tutustua Pro Gradu -tutkielmaan täältä.

Pekka Rauramo

Vuoden 2021 lopussa Aalto-yliopistosta valmistunut KTM, Pekka Rauramo kirjoitti digitalisaation vaikutuksia käsittelevän Pro Gradu -tutkielmansa toimeksiantona Accountor Finagolle. Gradussa Pekka tutki digitalisaation vaikutuksia laskenta-ammatteihin sekä alan ammattilaisten identiteettiin